BPM – Business Process Management – Gestão de Processo de Negócio
Processos existem nas organizações e são muito importantes. Só reconhecer isso não é suficiente. É preciso cuidar para que estejam sempre com o desempenho ótimo. É então necessário fazer a Gestão de Processo.
Embora “processo” esteja presente em toda iniciativa de melhoria das organizações, isto nem sempre é visto e sentido com a dimensão que merece. Ocorre que estamos habituados desde os primeiros passos acadêmicos e/ou profissionais, a pensar em gestão a partir das áreas, ou departamentos, o que leva a alguns conhecidos inconvenientes:
- Duplicação de esforços
- Incertezas sobre tempo/custo total do processo
- Muitas diferentes mãos (e áreas) atuando para a geração do produto
- Falta de integração entre iniciativas
- Perda de informações pelo trajeto da execução
- Priorização de silos organizacionais – áreas ou departamentos
- Insuficiente visibilidade do todo
- Comprometimento da produtividade
Definição de Gestão de Processos de Negócio:
BPM (Business Process Management) é um conjunto de Práticas1, que requer pessoas gestoras – os Gestores2de Processos, os quais, guiados por Metodologias3 de trabalho e normalmente suportados por Sistemas4, promovem a melhoria constante5 de cada processo da organização.
1 Práticas:
São as ações, atitudes e cuidados adotados pelo Gestor do Processo, para a sua melhoria. A relação dessas atitudes ou iniciativas encontra-se no tema “Escritório de Processos”. Envolvem o conhecimento do processo – através da sua documentação – análise criteriosa para identificação de pontos frágeis e oportunidades de melhoria, bem como da definição, implementação e acompanhamento de indicadores de desempenho, configurando a melhoria contínua.
2 Gestor de Processo:
Pessoa responsável pela “saúde” do processo e para isso, zela pelo seu desempenho e por sua melhoria contínua, interagindo com todas as áreas da organização que exercem atividades no processo. É responsável também pela operação e gerenciamento do processo.
3 Metodologia:
Compreende o conjunto de Diretrizes, Regras, Boas Práticas e Padrões de Trabalho, para a condução das ações de BPM, e à consequente determinação das responsabilidades e autoridades por estas ações. E essa definição associa-se o nome Governança de BPM. Vide Escritório de Processos
4 Sistemas:
Um ou mais software usado para facilitar, acelerar e trazer mais acuracidade nos trabalhos ligados à Gestão de Processos. Alguns provedores possuem uma suíte de software para essa finalidade, a qual é chamada de BPMS – Business Process Management Suite – na qual estão normalmente recursos para Desenho/Redesenho, Workflow, Monitoria (BAM e BI), Custos, Integração entre Aplicativos, ECM (ou GED) etc.). Neste particular faz-se necessária uma alusão especial a um recurso que efetivamente revoluciona a maneira de se trabalhar e gerenciar a execução do trabalho – vide Automação de Processos – Workflow
5 Constante:
Quando usamos o termo melhoria constante, ou o seu similar, melhoria contínua, fazemos referência a um trabalho que não tem fim, pois a melhoria das organizações também não pode ter fim. Essa consciência é essencial, para que não se façam trabalhos pontuais em processos, com grandes gastos de tempo e energia, com mapeamento e redesenho de processos e se pare por aí, perdendo-se a grande oportunidade de iniciar o importante trabalho de gerir continuamente os processos, no dia a dia da organização, obtendo como resultado os frutos dessa melhoria.
Implementar BPM exige, portanto, critério. Não se trata de fazer desenho e redesenho de processo, e entender que o trabalho com processo se finaliza por aí. Deve ser, sobretudo, uma decisão da direção da organização. Veja os Fatores de Sucesso para essa iniciativa, na organização.
Visão da Gestão de Processo
Definição de BPM, segundo a ABPMP – BPM CBOK: Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) é uma disciplina gerencial, que integra estratégias e objetivos de uma organização, com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. BPM engloba estratégias, objetivos, estruturas organizacionais, cultura, papéis, políticas, métodos, e tecnologias, para analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos.
ABPMP – Association of Business Process Management Profissional
A Gestão de Processo é premissa para a implementação da qualidade em serviços prestados e produtos oferecidos, é uma ação sistêmica associada à melhoria contínua da operação da organização. Uma organização orientada aos processos é, antes de tudo, uma organização consciente de seus objetivos, e que atua alinhada ao seu planejamento estratégico. Assim a Gestão de Processos foca em agregar valor aos processos de trabalho, possibilitando o entendimento, a análise e o aprimoramento das rotinas internas de trabalho, com vistas a garantir a eficiência, a eficácia, a efetividade e a legalidade dos serviços prestados.
Gestão de Processo é uma definição importante, estruturante, para a implementação de BPM.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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