Automação de Processo (Workflow)
Consiste na implementação de um sistema informatizado, do tipo Workflow, que define, gerencia e “fiscaliza” e reporta, o andamento da execução de processos de negócio, cuja ordem de atividades é guiada por uma representação lógica, em um fluxo, garantindo que as atividades deste processo ocorram na sequência definida e que cada pessoa executante, envolvida no processo, seja informada de que uma atividade espera para ser realizada, alertando-a para essa necessidade. As atividades são orientadas por um conjunto de regras definidas, e as informações são passadas automaticamente de um executante para o outro.
Os softwares de WF, normalmente oferecem suporte à modelagem do processo, com inclusão de algumas informações previas em cada atividade, do tipo: Executor responsável, Tempo de espera aceitável, Tempo de execução, Regras de Negócio, Funcionalidade de sistema que a suporta etc. Nos casos de atividades que são executadas com auxílio de sistema, as correspondentes telas utilizadas são automaticamente disponibilizadas aos executantes, dispensando-os da necessidade de seu acionamento manual para a execução da atividade.
Dada a característica do software, o mesmo é chamado também de Orquestrador de processos. Ele faz algo análogo ao maestro, que indica a ordem que cada músico deve entrar e executar a parte que lhe compete na música, indicando assim o momento da participação de cada executante no processo.
Os sistemas de gerenciamento de execução de processos – os WorkFlow (WFMS – Workflow Management Systems) – também chamados de engine ou motor de automação – se inserem no contexto geral de software, cujo objetivo é o suporte ao trabalho cooperativo, onde se enfatiza a interação entre usuários, e não apenas a interação usuário/sistema.
Instância: é um número dado pelo sistema de Workflow a cada vez que um determinado processo é executado, e com o qual, o sistema de WF acompanha/segue todos os seus passos e os registra, como informação para análise do Gestor de Processos. Através desse número, pode-se manter vigilância sobre a execução do processo e fornecer status do seu andamento, a qualquer momento.
Requisitos da automação:
- Processos modelados
- Software de automação
- Conhecimento para implementação de SW de automação
Quem participa da automação:
- Especialistas de TI – Estrutura e Codificação
- Conhecedores do negócio
Aplicação – em que circunstância deve ser utilizado como solução:
Para processos que tenham pelo menos uma das características:
- Alto volume de atividades – processo longo
- Alto volume de diferentes executores – pessoas
- Alto volume de diferentes responsáveis – áreas, ou até diferentes plantas da organização
Vantagem (algumas) da automação de processos:
- Integração entre áreas (inclusive organizações externas)
- Eliminação de trânsito de papel (os documentos transitam pelo processo de forma digital)
- Substituição de atividades burocráticas (por sistemáticas)
- Eliminação de digitação/redigitação
- Aumento significativo da velocidade de execução – brutal redução de tempo
- Eliminação do tempo entre as atividades
- Maior controle sobre a execução – principalmente o aspecto tempo
“Automatizar processos existentes através da tecnologia da informação sem uma revisão na sua forma de execução é análogo a asfaltar uma trilha de carro de boi. A automação pode ser apenas uma forma mais eficiente de continuar a fazer coisas erradas”.
Benefícios da automação de processos:
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Maior eficiência dos processos
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Maior agilidade operacional
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Consistência e integridade dos processos
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Melhor monitoramento e controle dos processos
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Melhoria contínua dos processos
Quem deseja implantar automação de processos deve ter consciência do volume de instâncias de processo geradas por período, pois este é um importante fator na avaliação, para se encontrar a ferramenta ideal.
Cuidado!!!! Muitas empresas fornecedoras de software pregam que adquirindo e implantando um software BPM, a organização está fazendo BPM. Isto não é real. BPM é, sobretudo uma disciplina de negócio, que pode ser praticada, a rigor, até sem software.
O termo “automação de processos de negócios” também é usado para descrever a implementação de processos digitais – (Digital Transformation)
Automação de Processo é um mecanismo de avaliação e melhoria contínua de Processo.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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