Técnicas de Mapeamento e Redesenho de Processos
A qualidade do trabalho de mapeamento ou redesenho de processos depende essencialmente da assertividade na escolha das pessoas que participam e contribuem nesse trabalho, fornecendo informação, questionando, sugerindo e oferendo alternativas de mudanças.
Outro elemento importante para essa qualidade é a forma de reunir essas pessoas certas, de modo a produzir mais e com o melhor resultado, para o propósito.
Reuniões JAD – origem
JAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivo era reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhos de especificação.
Detectou-se que o retrabalho nas especificações de sistemas ocorria pelo fato de que os levantamentos setoriais deveriam ser consolidados para que a visão do todo fosse criada. Todavia, notava-se que o conhecimento da situação atual não era homogêneo entre os entrevistados de setores diferentes da empresa.
A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos de entrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ou indiretamente com o processo.
Os resultados foram notáveis. Os tempos de especificação foram reduzidos em mais de 40% e muitas empresas passaram a adotar o JAD não apenas para especificar sistemas de informação, mas também para todas as atividades empresariais que envolviam decisões operacionais cujos reflexos poderiam ter efeitos em vários setores da empresa, como por exemplo o Desenvolvimento de Novos Produtos, Reorganização Empresarial, Normas e Procedimentos, etc…
– Documentação e validação da Cadeia de Valor
– Discussão e definição de estratégia corporativa
– Conexão da estratégia com processos
– Mapeamento de processos – A IS
– Redesenho de processos – TO BE
– Todo trabalho que requer a participação de diferentes atores e decisores, cujo resultado deve ser consensado.
Consenso é a palavra-chave, no uso desta técnica.
A figura a seguir ilustra uma composição ideal de sala e recursos para a realização das reuniões JAD:
- Visão de Reunião JAD
Utiliza-se também, nos casos nos quais não é possível a aplicação da técnica JAD, as seguintes alternativas:
- Descrição textual do passo a passo do processo, pelo seu executante.
- Entrevista: que, embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa, ou única área
- Observação: quando o documentador se coloca ao lado de quem executa as atividades.
- Questionário: o qual é enviado ao entrevistado que o devolve preenchido, sendo este o argumento para o mapeamento.
Técnicas de mapeamento de Processo é uma definição importante, como estruturante, para a implementação de BPM.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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