Auditoria de Processo
Auditoria – definições:
- Mecanismo de verificação de conformidade entre a maneira como a organização está executando os seus processos de negócio, e os objetivos, metas, estratégias e procedimentos definidos.
- Trabalho sistemático realizado, para avaliar o grau de cumprimento da forma de execução dos processos em relação a padrões pré-estabelecidos e normas administrativas / sistêmicas, para assegurar que os controles e procedimentos internos adotados nos processos executados estão propícios para garantir eficiência e eficácia, bem como para que possam fornecer informações precisas e no tempo hábil, visando subsidiar os gestores da organização nas tomadas de decisões em prol do cumprimento de missões, objetivos e metas
Em essência, a causa da evolução da Auditoria foi o desenvolvimento econômico dos países, gerando crescente complexidade na administração dos negócios. A velocidade e dinamismo das mudanças no mercado fizeram com que o auditor convencional emitisse, além do parecer sobre as demonstrações Contábeis-Financeiras, um relatório de sugestões sobre problemas operacionais – nascia aí a Auditoria de Processos. O posicionamento da Auditoria de Processos centra a sua atenção, não na Auditoria aos órgãos ou áreas da organização, mas às atividades / processos que estas executam.
Não se trata de uma atividade puramente de fiscalização, mas também de assessoria e auxiliar à promoção da melhoria.
Tem como função principal avaliar o trabalho de gestão, que é o responsável pela melhoria contínua, apontando eventuais desvios e vulnerabilidade às quais a organização está sujeita.
Algumas verificações feitas pela Auditoria de Processos:
- Há informação segura sobre a conexão (ou não) do processo com a estratégia
- Quais KPIs respondem à Estratégia Corporativa
- Os Objetivos / Metas relativos ao processo estão definidos
- Os Objetivos / Metas relativos ao processo estão sendo alcançados
- Há fatores que afetam negativamente o sucesso do processo
- Os recursos que o processo necessita para atingir os objetivos estão disponíveis
- Os controles são compatíveis com os fatores chave de sucesso
- Os controles são compatíveis com as vulnerabilidades
- As competências e capacitações das pessoas envolvidas são as ideais
- Há monitoramento da eficiência
- Há monitoramento da eficácia
- Há integridade dos resultados do processo – opinião do cliente
- …………..
A forma de atuação da Auditoria de Processos, visando eficiência e eficácia no alcance de resultados positivos, pode ser dividida em três etapas, sendo estas: planejamento, execução e controle.
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Planejamento de Auditoria:
Seja anual ou parcial, certamente funcionará como uma “bússola cronometrada” e/ou “termômetro”, que em outras palavras, traduz-se no guia de ações e medidor de desempenho.
As atividades que podem compor a etapa são:
- Definir escopo;
- Elaborar programação e cronograma.
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Execução:
As atividades que podem compor a etapa são:
- Verificação de políticas, objetivos, programas e procedimentos
- Elaborar questionário e/ou check list;
- Realizar reunião de abertura;
- Realizar entrevistas;
- Elaborar e validar memorando de entrevistas;
- Analisar dados e processo;
- Realizar observações diretas;
- Coletar evidências;
- Preparar relatório analítico;
- Preparar plano de regularização;
- Apresentar relatório analítico;
- Realizar reunião de fechamento;
- Formalizar e distribuir relatório analítico;
- Arquivar documentos de Auditoria;
- Elaboração do relatório de auditoria;
- Reunião de fechamento e apresentação dos resultados;
- Acompanhamento das ações de melhoria.
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Controle
Caracteriza-se como ação de avaliação do nível de melhoria das práticas laborais e comprometimento dos envolvidos, pois consiste em verificar se as ações regularizadoras de não-conformidades estão efetivamente incorporadas na rotina laboral e na forma de execução do processo auditado. Deve ser desenvolvida com base nas atividades de planejamento e execução.
Resultados:
A organização terá um diagnóstico (relatório) de seus problemas que impactam negativamente o alcance dos objetivos traçados, permitindo correção de procedimentos e diminuição dos riscos associados à execução de suas atividades. Permite otimizar o gasto em recursos de Tecnologia de Informação, direcionando os gastos para as áreas e soluções que tragam mais retorno em relação ao cumprimento dos objetivos da organização. Para os casos de comportamentos excepcionais, identificar as causas, aplicar correções, e recomendar que as mesmas sejam seguidas por outros processos.
Vantagens:
Execução contínua e sistemática da auditoria contribui para o alcance dos seguintes resultados:
- Segurança no atingimento dos objetivos estratégicos
- Fortalecimento e melhoria das práticas gerenciais
- Eliminação de efeitos negativos nos processos de negócio
- Melhoria de recursos tecnológicos utilizados nas rotinas laborais
- Fortalecimento da cultura de “fazer certo na primeira vez”
- Aumento de ênfase na cultura disciplinar, participativa e sistêmica
- Atuação sobre os fatores que propiciam e geração e concretização de riscos
- Acesso a informações seguras e de origem independente para subsidiar o gerenciamento das práticas laborais
- Panorama à alta Administração, do grau de evolução no alinhamento das práticas gerenciais com objetivos estratégicos pré-determinados
- Interfaces dos processos aprimoradas
- Qualidade no gerenciamento dos processos
- Estruturas (físicas e funcionais) de trabalho adequadas
Quem:
Cabe ao auditor, basicamente, identificar e evidenciar não conformidades e sugerir ações regularizadoras ou atenuadoras, ações estas que sejam viáveis e factíveis, bem como acompanhar o nível de implementação das mesmas. Esse serviço é habitualmente prestado pelo Escritório de Processos.
Quando:
As ações de Auditoria de Processo devem ser executadas aleatoriamente, com um cronograma de realização, todavia sem a indicação de qual processo será o alvo do trabalho, para que haja sempre a suspeita de que qualquer processo pode ser o próximo. Para os processos mais críticos deve-se assegurar mais que uma ação de auditoria por ano.
Frequência sugerida para auditoria:
Processos criticidade 1 = 4 X ao ano
Processos criticidade 2 = 3 X ao ano
Processos criticidade 3 = 2 X ao ano
Processos criticidade 4 = 1 X ao ano
Aplicação:
Principalmente para os processos mais críticos, os quais têm ligação mais estreita com a Estratégia Corporativa. Deve-se priorizar também os processos que se enquadrem em uma ou mais características:
- Utiliza-se de diferentes sistemas para a sua execução
- Alto volume de atividades – processo longo
- Alto volume de execução (quantidade de vezes que o processo é acionado)
- Alto volume de diferentes executores – pessoas
- Alto volume de diferentes responsáveis – áreas, ou até diferentes plantas da organização
Auditoria de Processo é um mecanismo de avaliação e melhoria contínua de Processo.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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