Série Ferramentas da Gestão
Planejamento Estratégico
(Este tema é tratado na Aula 36 do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos)
Estratégia é um plano, método, caminho, maneira, ação formulada, manobra ou estratagema, visando a mobilização de todos os recursos, para alcançar objetivo ou resultado específico
O que é Planejamento Estratégico:
Desde o tempo das milenares guerras, a humanidade já utilizava o planejamento estratégico para vencer batalhas difíceis. Dessa forma, os soldados eram preparados para entender o que deveria ser feito, porque deveria ser feito e como deveria ser feito. Com o tempo, essa mesma lógica passou a ser aplicada também no campo da gestão das organizações.
Planejamento Estratégico é uma competência e responsabilidade da gestão de negócio, que estrutura as ações de médio e longo prazos (futuro) da organização, para o alcance de objetivos de Negócio. Trata, portanto, os resultados de médio e longo prazos para a organização. É o pensamento Estratégico de Futuro da Organização.
O planejamento estratégico foca o importante para a organização, e não o urgente.
Uma boa e segura forma de se chegar a algum lugar, ou a algum objetivo, é com planejamento, que envolve planos de ação, metas e valores. O planejamento estratégico é a mesma coisa, mas no âmbito de uma organização.
O Planejamento Estratégico é um nobre trabalho de pensar, documentar, implementar e acompanhar ações, que a organização precisa realizar, para alcançar objetivos de negócio, de médio e longo prazos. Há organizações que planejam os seus próximos 5, 10, 15, 20, 25 anos, ou mais.
O planejamento estratégico surgiu com a necessidade das organizações de se adaptarem às constantes mudanças no contexto de negócio, proporcionando, além da sobrevivência, a sua evolução e sustentabilidade, no ambiente no qual atua. Trata-se de um conjunto de providências a serem tomadas pelos gestores e toda a organização, para a situação na qual o futuro precisa ser diferente do passado, ou seja, melhor.
O Planejamento Estratégico é a luz do caminho de uma organização, é ele quem dá o direcionamento e define as ações importantes, para os gestores e todos os colaboradores. É similar ao leme de um navio.
Como se faz um Planejamento Estratégico:
Etapas habituais de um Planejamento Estratégico
Etapa 1 – Posicionamento e Propósito – documentação da cultura da organização
Etapa 2 – Definição de Objetivos, Metas e Indicadores – quantificando o crescimento
Etapa 3 – Apresentação e Compartilhamento – comunicando para engajar as pessoas!
Etapa 4 – Execução e Acompanhamento – fazer acontecer o planejado!
Etapa 1 – Posicionamento e Propósito da Organização
O 1º grande passo do planejamento estratégico é documentar a identidade da organização. Em linhas gerais, prover resposta para as perguntas:
- Por que a organização existe?
- Onde a organização está? (sua posição)
- Onde ela quer, ou precisa chegar? (nova posição – ponto futuro)
- Por que precisa ir para uma posição diferente da atual?
- Quem a levará ela até o ponto futuro?
- O que a levará até ponto futuro?
Essas definições, fundamentais para o pensamento estratégico da organização, influenciam fortemente as atitudes de futuro da organização.
Definição da identidade organizacional
Neste ponto define-se, ou visita-se:
- Missão: Propósito, essência da organização. Por que a organização existe?
- Visão: O sonho da organização. Se difere de uma meta, devido ao caráter ambicioso e de longo prazo.
- Valores: Comportamentos praticados/desejados, para cumprir a essência, realizar o sonho e concretizar a sua visão
Recursos Estruturantes do Planejamento Estratégico
Consiste na coleta de informações sobre o ambiente interno e externo da organização. Fornece um panorama dos desafios que a organização tem que enfrentar, por causa do mercado e de suas fragilidades de negócio.
Na avaliação de ambiente externo são analisados aspectos como cenário econômico, político e social, comportamento do público-alvo, tendências para o segmento de negócio da organização, condições do mercado, concorrentes, variáveis essas que vão além dos muros da organização.
Na avaliação de ambiente interno são analisados pontos fortes e fracos da organização, recursos disponíveis, processos, riscos de negócio, entre outros.
Para essas avaliações, existem ferramentas metodológicas, que auxiliam no mapeamento do cenário de negócio, provendo informações estruturadas, relevantes para o Planejamento Estratégico:
-
Análise SWOT
Com esse recurso é possível (e necessário) analisar os ambientes interno e externo da organização, no contexto de sua operação, suas forças e fraquezas, que ajudarão ou prejudicarão o alcance dos objetivos de futuro.
-
Curva de Valor
Estabelece e mostra um comparativo da organização com seus concorrentes, em relação a atributos valorizados pelo público. Ela é um elemento valioso, um subsídio, para definir como a organização pode se diferenciar.
-
Informações de Marketing
A área de Marketing normalmente detém um significativo volume de importantes informações, da própria organização, dos concorrentes, do mercado, de tecnologias, inovações, tendências e demais dados que auxiliam o pensamento do futuro da organização.
-
Vantagem Competitiva – Modelo VRIO
Para a definição da Estratégia propriamente dita, é preciso ter vantagem competitiva bem definida. A vantagem competitiva é aquilo que diferencia uma organização de outra. O que oferecemos a mais que os nossos concorrentes. Trata-se, portanto, de considerar o benefício visualizado e percebido pelo cliente, com os produtos/serviços que a organização oferece.
Etapa 2 – Definição de Objetivos, Metas e Indicadores
Objetivos de negócio são declarações e anseios da organização, os quais precisam acontecer em algum intervalo de tempo.
O 2º grande passo de um plano estratégico é a definição de Objetivos Estratégicos. Cada um desses grandes Objetivos pode ser dividido, ou desdobrado, em objetivos menores, os chamados Táticos e, cada objetivo tático deve ter Planos de Ação, para direcionar e gerir esforços para sua concretização:
Objetivo Estratégico 1
Objetivo Tático 1.1
Plano de Ação 1.1.A
Plano de Ação 1.1.B
Objetivo Tático 1.2
Plano de Ação 1.2.A
Plano de Ação 1.2.B
Objetivo Estratégico 2
Objetivo Tático ………
2.1 Estruturação da Estratégia Corporativa (documentação da Estratégia)
BSC – Balanced Scorecard – recurso para estruturar, documentar e gerir o Plano Estratégico.
Balanced Scorecard (BSC) é uma metodologia desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, no início da década de 1990, a qual visa a estruturação do planejamento e gestão de desempenho da organização.
Podemos definir o Balanced Scorecard como um método, ou ferramenta metodológica de planejamento estratégico que visualiza uma organização de maneira mais profunda, dividindo-a em 4 perspectivas:
Cada um dos objetivos dessas perspectivas influencia outros. Inicia-se por identificar as ações que vão promover a melhoria da perspectiva
1 – aprendizado e crescimento das pessoas da organização. Estratégias bem sucedidas no cuidado com as pessoas vão resultar em melhores resultados na perspectiva
2 – processos internos (produção, qualidade, maior eficácia interna). Em consequência, uma melhoria nessa perspectiva vai atrair e propiciar mais satisfação aos clientes, na perspectiva
3 – resultando no aumento dos resultados financeiros da organização, na perspectiva
4 – daí surgem as quatro perspectivas do BSC:
- aprendizado e crescimento,
- processos internos,
- clientes e
- finanças
Os objetivos se relacionam entre si, de forma balanceada, através de uma relação de causa e efeito. Algumas organizações incluem outras perspectivas, como Responsabilidade Social, Meio ambiente etc.
Amostra – Mapa Estratégico preconizado pelo BSC
Antes do invento do Balanced Scorecard (BSC), o principal medidor utilizado para entender o funcionamento e avaliar o desempenho de uma organização eram seus resultados financeiros, que pela própria natureza não eram balanceados.
O BSC – Balanced Scorecard provê mecanismo para medir o desempenho do negócio, através de indicadores quantificáveis e verificáveis, e não se restringe a informações econômicas ou financeiras, as quais não contêm informação suficiente para permitir avaliar se a organização está ou não caminhando na direção correta. É necessário monitorar, além da visão econômico-financeira, o desempenho de mercado, desempenho dos processos internos e pessoas, inovações e tecnologia. Isto porque a somatória desses elementos, se bem aplicada aos processos internos da organização, alavancarão o desempenho esperado no mercado junto aos clientes e trarão à organização os resultados financeiros esperados.
2.2. Painel de Controle (dashboard)
Após a definição de cada objetivo, deve-se desenvolver:
1 – Correspondente plano de ação – dependendo da complexidade da ação a ser implementada, pode ser exigida a criação de um projeto, o qual deve ser acompanhado, como qualquer outro projeto na organização. Algumas ações são mais simples, e podem ser controladas com critérios mais básicos. Para auxiliar na estruturação de cada plano de ação, pode-se utilizar o recurso 5W2H
2 – Indicadores – É o recurso, mostrado em número, para se medir o desempenho do elemento de negócio envolvido, em cada fração de tempo decorrido. A Meta é o número alvo – para um intervalo de tempo, com o qual se faz a comparação do número levantado pelo Indicador. O resultado mostra se o plano de ação gerou, ou não, os efeitos projetados
A melhor forma de organizar e demonstrar as informações de resultados do Planejamento Estratégico é com um bem estruturado painel de controle – o dashboard.
O Dashboard normalmente tem, para cada Plano de Ação em desenvolvimento, o responsável, prazo, status, porcentagem concluída etc.
Outra informação altamente relevante no dashboard são os Indicadores, que apresentam os números apurados ao longo do tempo, comparável com a meta relativa a cada período medido.
Etapa 3 – Apresentação e Compartilhamento
O 3º passo de um plano Estratégico é a sua comunicação às pessoas da organização.
Com tudo organizado, faz-se necessário apresentar o trabalho estruturado, para que toda a organização esteja ciente, alinhada, comprometida e engajada. Ter todos os colaboradores, gerentes e diretores na mesma página, seguramente é um grande diferencial na hora de colocar o planejamento em prática, assegurando sua execução exitosa.
Alguns temas importantes que podem ser abordados na apresentação de plano estratégico:
- Missão, visão e valores da Organização
- Onde a organização está? (sua posição)?
- Onde ela quer chegar? (posição futura)? – O que justifica o Planejamento Estratégico
- O que é Planejamento Estratégico – benefícios visualizados?
- O papel das pessoas na iniciativa? Como cada um pode contribuir?
- Comunicação oficial sobre a iniciativa – o que aconteceu e o que vai acontecer?
- O que a organização espera, como resultado, e para quando?
- Quem está patrocinando a iniciativa? – Alta Gestão
- Razões para envolvimento e engajamento das pessoas na iniciativa e com a iniciativa
- Objetivos Estratégicos definidos – Mapa estratégico
- Metas estabelecidas
- Planos de ação
- Dashboard (onde ele ficará, para acesso das pessoas)
- Ações futuras de comunicação do Planejamento Estratégico
Etapa 4 – Execução e Controle
4.1. Execução do Planejamento Estratégico
O 4º passo do Planejamento Estratégico, é a execução do que foi planejado. Esse é o momento de fazer acontecer o que foi planejado, no dia a dia.
É possível que se chegue em um ponto que se precise priorizar as ações, do plano de ações. Neste caso pode se fazer uso da matriz GUT.
Neste passo faz-se necessário definir agenda periódica (vamos tomar como referência uma agenda mensal) de análise de Indicadores e demais elementos que precisam ser visitados, ao longo do tempo, para assegurar que o planejado efetivamente esteja sendo realizado e trazendo os resultados projetados. Caso se identifique algum desvio, ou o não alcance do objetivo para aquele período de um mês, em algum elemento, deve-se adotar urgentes medidas corretivas, para refazer o alinhamento da operação com o planejado estrategicamente.
4.2. Revisão do Plano Estratégico
Tão importante quanto a execução, são as revisões. Sabe-se que nem tudo que é planejado, efetivamente segue esse rumo original, é concluído no prazo, dentro do orçamento etc.
Há outras situações, nas quais a realidade inteira pode mudar, de um momento para outro, impulsionada pela própria realidade do contexto de negócio, no qual está a organização. Nessas horas, é importante estar atento e revisando suas ações para adoção de novas providencias, para adequação ao novo cenário de negócio.
Revisões periódicas são peças chave para alinhar desvios que possam ocorrer, ao logo da execução do planejamento estratégico.
A frequência necessária de revisões deve ser estipulada de acordo com a realidade e contexto de negócio de cada organização.
Origem do Planejamento Estratégico:
O uso de planejamento é algo milenar. Não se tem, portanto, com segurança, uma data específica, que marca o início do uso de planejamento estratégico, como hoje adotado pelas organizações.
Encontram-se origens do termo estratégia, usado no meio militar, de onde foi adotado, significando a utilização do combate para atingir os propósitos da guerra.
Igor Ansoff é conhecido como o pai da gestão estratégica, como atualmente utilizado, no ambiente de negócio. Contribuiu com o planejamento através da obra clássica Estratégia Corporativa, publicada em 1965, influenciado pelas ideias de Peter Drucker e Alfred D. Chandler. Em seu renomado livro, apresentou uma noção de um processo de formular objetivos e estratégias, com base da análise de oportunidades do ambiente, interno e externo.
Benefícios do uso do Planejamento Estratégico:
O planejamento estratégico serve como um guia para todas as ações que serão implementadas durante o período da sua vigência, na organização, dando a certeza de que se está aplicando esforços em elementos do negócio que efetivamente tenham relevância para o futuro da organização.
Opera como um grande roteiro para a gestão da organização, fornecendo direcionamento claro para os tomadores de decisões, orientando a aplicação dos recursos para a transformação que a organização necessita, para a sua sustentabilidade e crescimento.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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