Série Ferramentas da Gestão
Matriz GUT
O que é:
Uma ferramenta de auxílio, um recurso de gestão, para estudo e priorização de problemas a serem resolvidos. Serve para classificar cada problema do negócio da organização, pela ótica da Gravidade (do problema), da Urgência (de resolução dele) e da Tendência (de ele piorar).
Esta ferramenta, ou recurso, responde racionalmente às questões:
- O que devemos fazer primeiro?
- Por que devemos fazer primeiro?
- Por onde devemos começar?
O objetivo desta ferramenta é priorizar as ações de forma racional, levando em consideração a gravidade, a urgência e a tendência que as caracterizam, permitindo escolher a tomada de ação mais positiva.
Os conceitos essenciais dessa ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 atributos de classificação de problemas:
Gravidade
Representa a intensidade dos danos que o problema pode causar, caso não se atue sobre ele, visando sua eliminação ou mitigação.
É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar, se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, seguindo o seguinte critério:
1 = Sem Gravidade – o dano é mínimo
2 = Pouco Grave – o dano é leve
3 = Grave – o dano é regular
4 = Muito Grave – o dano é grande
5 = Extremamente Grave – o dano é máximo
Gravidade está ligada à Importância do Problema. … e Importância está ligada a Resultado para o Negócio
Urgência
Envolve o tempo para aparecimento dos danos, ou dos resultados indesejáveis, caso não se atue sobre o problema.
Basicamente leva em consideração o prazo para se resolver um determinado problema, e se esse prazo é aceitável. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, seguindo o seguinte critério:
1 = Problema pode esperar – não há pressa para resolvê-lo
2 = Pouco urgente – apesar de mais urgente que o anterior, ainda pode esperar
3 = Urgente – precisa ser solucionado assim que possível
4 = Muito urgente – quanto mais cedo melhor (já)
5 = Imediatamente – sob pena de agravar a situação e perder o seu controle
Tendência
Representa o desenvolvimento que o problema terá, caso não seja adotada ação corretiva.
É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo.
1 = O problema tende a desaparecer – não vai piorar, podendo até melhorar
2 = Reduz-se ligeiramente – vai piorar lentamente
3 = Permanece como está – vai piorar em médio prazo
4 = Aumenta – vai piorar em breve
5 = Piora muito – vai piorar rapidamente
Origem:
Proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981, como uma das ferramentas utilizadas na Solução de Problemas.
Aplicação:
- Solução de Problema
- Ações do Planejamento Estratégico – Em conjunto com ferramentas como:
. Análise SWOT
. Diagrama de Pareto
. Diagrama de Ishikawa
. Ciclo PDCA (Fase Planejamento)
Como se usa:
Passo 1 – Liste os problemas
Passo 2 – Classifique os problemas para cada um dos 3 atributos (Gravidade, Urgência e Tendência)
Passo 3 – Faça o ranking (ou classificação) dos principais problemas, multiplicando as notas dos 3 atributos – uma pela outra
Passo 4 – Analise onde estão os principais pontos mais fracos – Maiores problemas
Passo 5 – Elabore planos de ação com prazos e responsáveis, para solucionar ou minimizar os problemas
Benefícios do uso:
- Critério seguro para identificação de prioridade
- Facilita a tomada de decisão estratégica
- Facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes
- Implementação simples
- Pode ser utilizada por qualquer organização
- Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT
- Pode ser aliada à outras, como o diagrama de Pareto, ou de Causa e Efeito (Ishikawa)
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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