Série Ferramentas da Gestão
Diagrama de Processo
(Este tema é tratado nas aulas 10, 20, 21 e 22 do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos)
O que é Diagrama de Processo:
- Diagrama é um recurso gráfico, usado para a representação de uma realidade, de um conceito, ou ideia (fluxo de trabalho – processo, conceito acadêmico, circuito etc.)
- O Diagrama de Processo representa, em detalhes, os componentes do processo, tais como:
– As atividades, ou o passo a passo do trabalho envolvido no processo (fluxo do trabalho)
– Cada Input (entrada do processo)
– Função de sistema informatizado que suporta cada atividade
– Cargo ou Papel responsável pela execução de cada atividade
– Descrição detalhada, em forma de texto, de como se faz cada atividade – regra de como se
executa: (norma, regra, política, protocolo, instrução) – para o Manual de Procedimentos
– Output (saídas geradas pelo processo)
– Outras informações, de acordo com a necessidade de cada iniciativa
- A Cadeia de Valor responde: Quais são os processos da organização.
O diagrama detalhado de Processos responde: Como são realizados os processos da organização. - Para uma visão detalhada de cada um dos processos da Cadeia de Valor, faz-se necessário o mapeamento, ou a modelagem do processo, retratando o seu passo a passo, ou o fluxo de trabalho, enfim, o Diagrama de Processo.
- Diagrama detalhado de processo é similar a um raio X que mostra detalhes de um corpo, normalmente não visíveis.
Diagrama de Processo é o Raio X do Processo.
Analogia do Diagrama de Processo com um Raio X
Visão de um diagrama detalhado de processo, com Manual de Procedimentos gerado a partir do diagrama
Aplicação:
– Em trabalhos nos quais se precisa o conhecimento mais profundo (detalhado) de como a organização opera, ou seja, como o processo é feito
– Base de conhecimento sobre o processo, para servir de fonte para identificação de problemas e oportunidades de melhorias, bem como para estudos e discussões, a respeito das mudanças necessárias às melhorias
– Estudos do processo, relativos a:
- Custeio
- Competências
- Riscos e Controles
- Eficiência
- Viabilidade de Automação
- etc.
– Padronização do trabalho
– Treinamento interno
Diagrama de Processo, é uma importante estratégia de diagnóstico, para projetos de melhoria da operação de uma organização, bem como no dia a dia da melhoria contínua.
Origem:
O primeiro método estruturado para o fluxo de um processo, o fluxograma, foi introduzido por Frank Gilberth aos membros da American Society of Mechanical Engineers (ASME) em 1921.
O uso de Diagramas detalhados de processos foi impulsionado pela popularização da Qualidade Total – TQM, das técnicas de melhoria contínua de processos, como Kaizen, Lean e Six Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos.
Como se produz:
Normalmente o trabalho de criação de diagrama detalhado de Processo é feito em reunião de trabalho, com pessoas que conhecem a realidade da execução do processo e os seus problemas e oportunidades. Com o uso de sistema específico, faz-se o registro do fluxo do trabalho, dentro da própria reunião – em real time, como as pessoas vão relatando a sua forma de execução.
Benefícios do uso:
Fonte segura para estudos, relativos a:
- Conhecimento detalhado de como a organização trabalha
- Identificação de problemas e proposição de melhorias
- Custeio da operação
- Competências – Pessoas
- Riscos e Controles da operação
- Diagnóstico do Processo
- Melhoria da Eficiência / Eficácia
- Padronização do Trabalho
- Treinamento Interno
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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