Série Ferramentas da Gestão
Process Mining (Mineração de Processos)
Inicialmente, alguns conceitos básicos, para o entendimento das definições e práticas de Process Mining:
Automação de Processo
Consiste em definir um processo, em um sistema informatizado, do tipo Workflow (também chamado BPMS), com a finalidade de gerenciar o status, “fiscalizar” e reportar, o andamento de cada execução desse processo e, quando possível:
- substituir atividades manuais por automatizadas, ou
- contar com o auxílio do sistema para facilitar a execução da atividade
As atividades são orientadas por um conjunto de regras, segundo definido pelo fluxo do trabalho do processo.
Instancia de Execução do Processo
É um número, atribuído pelo sistema de Workflow a cada vez que um determinado processo é executado (iniciado), e com o qual, o sistema acompanha/segue todos os seus passos e os registra/guarda, como informação da execução. Através desse número, pode-se manter vigilância sobre a execução do processo e fornecer status do seu andamento, a qualquer momento. Configura o rastreamento da execução do processo
Log de Eventos
Quando um processo é executado com o suporte de um sistema informatizado, principalmente os softwares do tipo BPMS, pode-se armazenar os dados dessas execuções, em Logs de Eventos. Esses logs constituem o histórico das informações de cada instância, que mostram quando um processo iniciou, quais atividades foram executadas, quando elas aconteceram, tempo de execução etc.
É possível analisar esses dados para se extrair conhecimento/informação histórica sobre as execuções do processo.
Evento é o “Rastro” que o processo deixa, como resultado de cada execução (instância), registrado pelo sistema que suporta a execução desse processo.
Notas:
. Só existe Log de Eventos para aqueles processos inseridos em algum sistema informatizado
. Nem todo sistema informatizado guarda Log de eventos
Engenharia Reversa de Processo
. É a construção do diagrama representativo do processo, pela análise de suas instâncias de execução, constantes no Log de Eventos
.É uma arte, que permite conhecer como um processo foi executado, sem ter contato com seu diagrama original, com o objetivo de entender seu funcionamento, a partir de seus efeitos.
Algoritmo
. Conjunto de operações predefinidas, para a resolução de um determinado problema
. Em informática: conjunto de operações, sequenciais, lógicas e não ambíguas, que, aplicadas por um sistema informatizado, a um conjunto de dados, permite identificar proposta de solução para um problema
Mineração
. Mineração é um termo que abrange atividades, cujo objetivo é a extração de substâncias minerais a partir de depósitos ou massas minerais.
. Consiste em uma série de processos, que têm em vista a identificação e separação física dos minerais úteis, da ganga (a parte do minério que não tem interesse econômico, e que é rejeitada)
O que é Process Mining (Mineração de Processos)
- Quanto mais capacidade de armazenamento e coleta de dados uma organização possui, mais dados pode coletar. Todavia, quanto maior a quantidade de dados, mais difícil fica, para humanos, conseguirem compreender e analisá-los, sem auxílio computacional.
A Mineração de Processos pode ser utilizada para extrair, de forma automatizada, padrões dos dados, e auxiliar o Gestor, a entender melhor o comportamento do processo, com base na análise de suas execuções - Se a organização tem dados sobre a execução do processo, armazenados em Log de Eventos, pode utilizá-los, como base, para realizar análise, visando promover melhorias requeridas nos processos.
Uma forma de extrair conhecimento e informação sobre esses dados é através da Mineração de Processos – Process Mining
- O Process Mining é uma metodologia para reconhecer padrões dos processos, por meio dos registros históricos
- Aplica algoritmos aos dados do Log de Eventos, para identificar tendências, padrões e detalhes, de como as atividades de um processo são executadas
- Process mining é a tecnologia que auxilia na descoberta, monitoração e otimização de processo, extraindo dados dos logs de eventos, disponíveis nos sistemas, transformando-os em informação, para trabalhos de auditoria, análise e melhoria dos processos de negócios
- O Process Mining é uma metodologia para reconhecer padrões dos processos, por meio dos registros históricos
- Aplica algoritmos aos dados do Log de Eventos, para identificar tendências, padrões e detalhes, de como as atividades de um processo são executadas
- O Process Mining é, uma bússola, portanto, um importante componente, para a jornada de Transformação Digital da organização – Business Transformation
- É uma disciplina de gestão, baseada em dados, que faz parte da Quarta Revolução Industrial
- Process Mining é uma área de pesquisa, relativamente nova e está relacionada à Aprendizagem de Máquina (Machine Learning) e Mineração de Dados (Data Mining)
Características do Process Mining
- Diferentes tipos de dados podem ser utilizados para mineração de processos:
- Os dados podem ser coletados e utilizados em tempo real, durante a execução de uma instância, ou
- Os dados podem ser coletados após o fim do processo, como um dado histórico
- O Process Mining permite que processos sejam automaticamente descobertos, ou se preferir, automaticamente reconstruídos – mapeados, por engenharia reversa.
Em vez de reuniões de levantamento, ou entrevistas, a organização pode obter o diagrama do processo, retratando a realidade da sua execução, acompanhado de métricas de frequência, tempos médios por etapas, atores / executores, documentos / informações, frequência de execução etc., pelo acesso aos Logs de Eventos gerados pelas execuções (instâncias do histórico), utilizando os recursos do Process Mining. - Usando Indicadores de Desempenho do processo, o recurso Process Mining indica onde existem oportunidades para corrigir ou melhorar os processos. Ao analisar a causa raiz nos dados do sistema, o Gestor identifica as razões de eventuais desvios de comportamento, ocorridos no processo, que requerem as melhorias.
- Fazer Process Mining, é realizar atividades de pesquisa e investigação com a intenção de descobrir caminhos, dados e comportamentos ocultos nos processos.
Tipos de Mineração:
A partir de um conjunto de traços (características) presente nos dados dos Logs de Eventos, pode-se conduzir quatro tipos de Mineração de Processo: descoberta, conformidade, aprimoramento e suporte operacional
1 Descoberta:
O recurso Process Mining é responsável por produzir diagrama do processo analisado, utilizando apenas informação histórica das execuções do processo. É a engenharia reversa da execução do processo, expressa no diagrama.
Cria o modelo – ou diagrama do processo, como realmente ele acontece (AS IS), por meio dos registros extraídos do sistema de automação. O diagrama é imagem de como o processo foi executado, m um determinado período.
2 Conformidade:
Uso do recurso Process Mining para comparar um modelo (diagrama) existente de processo, com o modelo descoberto (gerado) a partir de um Log de eventos. Um motivador dessa iniciativa é verificar se o processo real, gerado a partir do Log, está em conformidade com o modelo previamente estabelecido e vice-versa. Com isto, pode-se detectar, localizar e explicar desvios na execução do processo, bem como mensurar a importância, implicações e gravidade dos mesmos.
3 Aprimoramento:
Visa melhorar e enriquecer um cenário existente do processo, através da implementação de mudanças, identificadas pela análise de informações do processo, extraídas do Log de Eventos das execuções. Informações que podem servir de base para análise e definição de mudanças no processo:
- dados de desempenho – KPIs
- tempo de execução – identificação de gargalos
- tempo de espera – fila para execução
- frequência de execução – em um determinado período
- previsões – cenários futuros
- custo envolvido nas execuções
- volume de recursos
- caminhos lógicos do processo – itinerários mais frequentes
- retrabalhos
4 Suporte Operacional:
Envolve a análise, realizada na modalidade Online. Com base em modelos de processos descobertos (diagramas) enquanto o processo está sendo executado, pode-se verificar, prever, ou recomendar mudanças em cenários reais, para aplicação imediata, influenciando as execuções seguintes do processo.
Envolve a coleta de dados e informações do momento da execução do processo, através das quais pode identificar eventuais desvios, em relação aos padrões e parâmetros de execução e, com isso, pode-se providenciar a correção das anomalias e implementá-las de imediato.
Visão da geração de dados, extração e análise – Process Mining
O que é Process Mining Tool:
São as ferramentas de software especializadas em Process Mining:
- Procure por: “process mining tools”, ou
- “software mineração de processos”
Combinação: Humano e Sistema Informatizado
É possível fazer process Mining sem um sistema especializado, utilizando recursos auxiliares de informática – como planilhas, para compilar as informações e apresentar resultado gráficos e relatórios?
- Em teoria é possível, embora não aconselhável, dado que normalmente Process Mining envolve grandes volumes de dados que, por este porte, torna o manuseio e análise inviáveis.
O ideal é utilizar o sistema informatizado, municiado com poderosos algoritmos, associado com o profundo conhecimento de um humano, sobre o negócio envolvido, capaz de montar correlações, perceber, criar e orientar, para a obtenção de consistentes informações para a tomada de decisão.
É salutar considerar que Process Mining não é só uma solução de software para descobrir processos. Pressupõe a participação ativa de Analistas, com largo conhecimento de negócio, para tirar o melhor proveito da parceria da TI com Processos.
Origem do Process Mining:
Criado em 1999 por Ton Weijters e Wil Van Der Aalst, a proposta do conceito é extrair a maior quantidade de dados possível, da execução de cada processo envolvido em determinado negócio.
Aplicação do Process Mining:
Ferramenta de uso diário do Gestor, no constante processo de melhoria contínua, para análise e diagnóstico do cenário do processo, para consequente adoção de medidas corretivas.
Benefícios/Vantagens do uso do Process Mining:
O Process Mining oferece uma grande variedade de vantagens/benefícios. Entre os principais, citamos:
- Automação de Processos: com a ajuda da engenharia reversa, é possível verificar as atividades manuais, que impactam diretamente na produtividade das equipes, o que evidencia a necessidade de automação do processo.
- Gargalos: As informações estatísticas geradas pela reengenharia reversa revelam pontos de gargalo do processo
- Otimização de Processos: com informações precisas, a organização se torna muito mais produtiva e rentável na elaboração de suas soluções
- Evolução e Melhoria dos Processos: a partir de uma visualização mais ampla, é possível analisar os processos críticos da cadeia de valor;
- Economia de Recursos: desperdícios por falhas ou inconsistências nos processos são eliminados
- Aumento na Qualidade da Produção: uma consequência natural de se trabalhar com informações precisas e, se necessário, em tempo real
- Priorização: Em um cenário de recursos limitados, sejam financeiros ou de pessoal, a identificação e priorização acertada do processo, para aplicação de esforços de melhoria, pode ser um fator crítico de sucesso.
- Auditoria e Compliance de Processos: A engenharia reversa auxilia, na verificação dos pontos de controle e na comparação do processo com as regras estipuladas.
Essas regras podem ser políticas corporativas, regulamentações de mercado ou mesmo normativas do segmento de atuação, visando mitigar fraudes e evitar penalidades
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
Fique à vontade para nos contatar:
Conteúdo
