Mapeamento TO BE ou Redesenho de Processo
Definição:
É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho.
Quem:
Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que executam o processo no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo.
Profundidade:
o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião.
Estrutura da documentação:
É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.
Cuidados e preparativos para a documentação TO BE:
- Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo.
- Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à Estratégia Corporativa
Algumas lembranças relativas à documentação de Processos TO BE:
- Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.
- Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.
- Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.
- Crie uma visão de futuro cheia de entusiasmo – Algo que todos tenham interesse em atingir. Pense além de melhorias…. pense em TRANSFORMAÇÃO.
- Não pense nas restrições, pense em como o processo deveria idealmente funcionar
- Valide com a alta gestão as melhorias identificadas e propostas na reunião TO BE. Para isso, crie algo assemelhado ao quadro abaixo:
- Cálculo de viabilidade de implementação de melhoria de processo
Aplicação para documentação da situação TO BE do processo:
- Treinamento interno da nova operação.
- Padronização, nos casos de diferentes práticas para o mesmo processo na mesma organização – visão de unificação.
- Base de para a geração do Blueprint de implementação, nos casos de redesenho baseado na funcionalidade de sistema ERP.
Não se esqueça de publicar os ganhos obtidos com as melhorias definidas / implementadas
Mapeamento TO BE é uma etapa fundamental na implementação de BPM, e assim, um mecanismo de avaliação e melhoria de Processo.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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