Série Ferramentas da Gestão
Kaizen
O que é:
Embora estejamos tratando de uma Série de Ferramentas da Gestão, Kaizen se enquadra mais como uma moderna filosofia de gestão, um jeito, ou modo de conduzir o dia a dia da organização, ou de uma parte dela. Kaizen significa, em tradução literal, “mudança para melhor”. O principal lema da filosofia é “hoje melhor do que ontem e amanhã melhor do que hoje”.
Busca a redução de custos e o aumento da produtividade, através da melhoria contínua, ou aprimoramento contínuo do negócio. Um dos recursos fundamentais, para o sucesso do sistema Toyota de Produção se deve à aplicação da filosofia Kaizen em seus processos produtivos.
Baseia-se em método prático, simples e eficaz, para se fazer melhorias nos processos de trabalho, num mecanismo contínuo de melhoria. Presume o comprometimento de todos os indivíduos da organização, desde o operário até o gerente. Consiste numa filosofia de gestão orientada para a maximização da produtividade (eficiência) e da rentabilidade, sem aumento de custos.
No contexto de negócio, o kaizen é uma metodologia de trabalho focada em baixar os custos e melhorar a produtividade. Kaizen tem o objetivo de reconhecer e eliminar atividades que não agregam valor e os desperdícios existentes na organização, sejam em processos produtivos, produtos novos, manutenção de máquinas ou, ainda, em processos administrativos.
Princípios e Fundamentos do Kaizen
- Gestão orientada aos processos de negócio da organização
- Manter rigor com padrões (processos padronizados)
- Disciplina e constância nos deveres
- Foca na importância de se prover uma área de trabalho bem planejada, eliminando movimentos ou operações desnecessárias
- As mudanças preconizadas pelo Kaizen devem ser pequenas, constantes e graduais, e nunca bruscas, para não perturbar o equilíbrio da estrutura. Portanto Kaizen não é um projeto, que um dia se conclui, mas sim, uma prática constante
- Preconiza o envolvimento de todos os colaboradores da organização, na tarefa de melhoria, visto que o local de trabalho é onde efetivamente se cria valor. Portanto, presume que as sugestões de mudanças e melhorias possam vir também das próprias pessoas que realizam o trabalho – as pessoas que executam os processos são convidadas a examinar a forma de trabalho e fazer sugestões de melhoria
- Requer o envolvimento da própria área promotora da mudança e de todas as demais, que podem ser impactadas pelas mudanças no processo. No Kaizen a transformação é trabalho de todos.
- Pressupõe a participação e engajamento da Alta Gestão
- Kaizen envolve custos, qualidade, logística, motivação e engajamento de funcionários, de todos os escalões, segurança, sistemas informatizados, tecnologias e, mais recentemente, meio ambiente
- Envolve toda a cadeia de valor da organização, desde seus fornecedores, produção, até o cliente
- Por ser um comportamento de gestor, filosofia de gestão, um jeito, ou modo de conduzir o dia a dia do negócio, Kaizen não tem um template, planilha, guia, ou assemelhados
Origem:
O conceito Kaizen teve origem nas indústrias japonesas, após a Segunda Guerra Mundial. Um dos grandes responsáveis por esse método, é o professor Masaaki Imai, considerado o pai do Kaizen e fundador do Kaizen Institute.
Aplicação do Kaizen:
Kaizen – Melhoria Contínua da operação, é item básico de sobrevivência de qualquer organização, pública ou privada, de qualquer porte, ou segmento de negócio.
Na aplicação dessa filosofia de gestão, diversas técnicas, ou Ferramentas da Qualidade, são utilizadas em conjunto, para alcançar os seus objetivos, alguns dos quais, já tratados em publicações anteriores, nesta série “Ferramentas da Gestão”:
- Análise SWOT – para fazer análises de ambientes, ou cenários da organização – internos e/ou externos, para se identificar gaps entre o cenário atual e o desejável
- Por se tratar de melhoria contínua, o PDCA é bastante utilizado, pois ajuda a criar um ciclo ininterrupto de melhorias
- Há forte incidência da utilização do 5S, metodologia que incentiva a organização a manter o local de trabalho limpo e bem organizado
- Identificação da causa raiz do problema (5 Porquês e/ou Ishikawa)
- Priorização de problemas a serem solucionados (GUT)
- Analisar o problema no local onde ele ocorre (o chamado chão de fábrica)
- Trabalhar preventivamente – principalmente quando envolve manutenção de equipamentos
- Manter equipes focadas na melhoria contínua
- Gestão Transversal – que cruza áreas para promover a melhoria
- 5W2H – Na criação de plano de implementação de mudanças originadas no Kaizen
- Naturalmente, toda gestão que se preze deve estar orientada pelo Planejamento Estratégico (BSC)
- Padronização do trabalho – refletida no Diagrama de Processo
Como se usa o Kaizen:
Normalmente, a implementação do Kaizen ocorre em etapas:
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Preparação e entendimento:
- Definição do líder, ou responsável pela iniciativa
- Definição da equipe – Pessoas dos processos envolvidos, ou impactados
- Definição dos Processos alvo da iniciativa
- Mapeamento dos processos envolvidos
- Identificação de problemas e oportunidades de melhoria nos processos
- Diagnóstico do Processo – Busca da causa raiz de cada problema
- Definição das melhorias imediatas para o processo
- Elaboração de plano de ação para implementação das melhorias – pode requerer um projeto
- Estabelecimento de objetivos e metas para o processo – Indicadores de Desempenho
- Definição da periodicidade de medição e avaliação dos Indicadores
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Implementação:
- Implementação das Melhorias definidas – Execução do processo no novo cenário
- Discussão sobre o status e o andamento da implementação das melhorias
- Monitoramento constante dos resultados – Indicadores de Desempenho
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Dia a dia da execução do processo – (reuniões periódicas para avaliação do cenário):
- Apresentação dos resultados do novo cenário do processo
- Comparação dos resultados do Processo X Objetivos e Metas
- Padronização do processo, com cada melhoria que atingiu os Objetivos e Metas
- Redesenho dos processos, refletindo a padronização de trabalho
- Estudo e correção para cada melhoria que não atingiu os Objetivos e Metas
- Planejamento do futuro para o início de um novo ciclo de Kaizen
Kaizen é uma filosofia, o que significa que uma vez adotada, deve ser incorporada à gestão, e assim permanecer, indefinidamente, na organização. Kaizen não tem fim!!
Benefícios do uso:
- Aumento de produtividade
- Aumento na satisfação do cliente
- Eliminação de trabalhos desnecessários
- Envolvimento das pessoas na melhoria dos processos
- Garantia de mais investimento pessoal na organização, entre funcionários e gerentes
- Humanização do local de trabalho
- Incentivo da gestão à vista (painéis de Indicadores)
- Melhoria da comunicação e cooperação entre os colaboradores
- Melhoria da moral das equipes e a satisfação dos funcionários
- Melhoria na qualidade
- Redução de custos
- Redução de desperdício
- Redução de estoques
- Rapidez na entrega de produtos
- Maior flexibilidade e agilidade nas operações
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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