Gestão X Gestão por Processos
Gestão é uma função de negócio, um trabalho, uma atitude, uma arte, que reúne recursos (humanos, naturais, patrimoniais, físicos, financeiros), técnicas de produção, máquinas, equipamentos, instalações físicas, materiais, sistemas informatizados e conhecimentos, visando produzir o máximo, com alta eficiência e eficácia. A Excelência no negócio é rotina em toda organização que deseja alavancar os negócios, ganhar competitividade e aumentar lucratividade, rentabilidade e atender às expectativas do seu cliente.
Para executar e concretizar a Gestão do Negócio, o Gestor se utiliza de Modelo, ou Modelos de Gestão.
Modelo de Gestão
- Modelo de Gestão é uma ferramenta metodológica que confere ao Gestor a possibilidade de tirar o melhor e maior proveito da estrutura de negócios e os recursos que lhes são confiados.
- Modelo de Gestão é um molde ou forma, como algo que deve ser seguido, como orientador do trabalho. É o gerir através de um exemplo existente (metodologia), adequando-o à necessidade e realidade de cada organização.
Existem diferentes modelos de gestão, cabendo ao Gestor a escolha daquele mais adequado ao seu negócio.
Abaixo amostras de Modelos de Gestão:
- Gestão por Resultados (objetivos)
- Gestão por Processos
- Gestão por Sistema da Qualidade Qualidade
- Gestão por Portfólio
- Gestão por Projeto
- Gestão por Programa
Por razoabilidade, abordaremos neste texto apenas os 2 primeiros, com alguns detalhes, para contextualizar a Gestão por Processo:
Representação do Ambiente de Negócio, e nele, os Modelos de Gestão
Modelo de Gestão por Resultados
Conhecida como Gestão por Objetivos, Gestão por Resultados, ou ainda por Administração por Objetivos, a Gestão por Resultados foi criada por Peter Drucker, o pai da moderna administração. Trata-se de um método no qual líderes e liderados criam, juntos, os objetivos e metas a serem alcançados.
Baseia-se em objetivos e metas, que, por sua vez, devem estar relacionadas ao Planejamento Estratégico.
Os objetivos são estabelecidos para todos os níveis da organização.
Colaboradores recebem feedbacks sobre o desempenho real, em comparação com o desempenho planejado. Isso porque a revisão periódica do desempenho é uma característica importante deste modelo.
O mais conhecido sistema (metodológico) de medição e gestão de desempenho, destinado a estruturar e acompanhar a evolução do planejamento estratégico é o Balanced Scorecard (BSC).
A Gestão por Resultados tem algumas características que a diferenciam – Amostras:
- A chave do funcionamento desse modelo de gestão é a definição de metas claras e específicas
- Tomadas de decisão ocorrem com a participação de todos
- Todos têm responsabilidade no atingimento ou não dos resultados
- Todos os setores da empresa caminham juntos e trabalham de forma integrada para atingimento de resultados
- É orientado a resultados
Motivação para a sua implementação:
- Concentra-se na definição e controle de objetivos, encorajando gestores e equipes a planejarem suas ações mais detalhadamente
- Com isso, gerentes e colaboradores sabem claramente o que é esperado deles
- Gestores passam a ser obrigados a estabelecer metas mensuráveis, com padrões de desempenho e prioridades, para esses objetivos
- Colaboradores são mais cientes dos objetivos da organização e estão mais envolvidos em metas corporativas, sentindo-se como peças fundamentais do negócio
- Desempenhos individual e coletivo são reportados em avaliações periódicas e com feedbacks constantes
Modelo de Gestão por Processos
- O modelo de Gestão por Processos, ou BPM – Business Process Management, trata de uma abordagem sistematizada que busca alcançar resultados com a redução de custos operacionais, ganhos de produtividade e aumento na satisfação dos clientes. Para isso, busca identificar, documentar, executar, medir/ monitorar, controlar e melhorar os processos de negócio, continuadamente.
- BPM é um modelo de Gestão que utiliza os cuidados com os processos da organização para promover a melhoria, evolução e aprimoramento do negócio.
- Consiste no trabalho de estruturar e representar a organização, de acordo com seus processos, que geram os produtos e serviços da sua missão, ou razão de ser. Esta estruturação se faz pelo desenho da Cadeia de Valor da organização e pela documentação detalhada de seus processos, em diagramas, que representam a realidade de trabalho de cada processo.
A Gestão por Processos – ou BPM, tem como pressupostos:
- O conhecimento e mapeamento, ou documentação dos processos de negócio
- A padronização e uniformização da operação – padrão de trabalho
- Nomeação de Gestor, responsável pelo desempenho e melhoria contínua de cada processo
- O monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos
- Adoção da prática de melhorias contínuas nos processos, visando maior eficiência e eficácia – PDCA
- Compreensão e atendimento às expectativas dos clientes
- Ligação, ou conexão da Estratégia corporativa com os processos
Motivação para adoção de BPM como Modelo de Gestão:
Gestão de Processos, cumpre o seu propósito de aumentar a eficácia da organização, tirando o maior proveito da estrutura de negócio e recursos, confiados aos Gestores, garantindo que estão sendo atendidas as expectativas dos Clientes, e demais interessados no negócio.
Nas organizações que adotam esse mecanismo de gestão, pela sua modernidade, atualidade e resultados evidentes, observa-se um significativo elenco de vantagens e benefícios, comparativamente com mecanismos tradicionais de gestão de negócio, destacando-se:
Qualidade:
- Padronização, transparência e formalidade na execução dos processos
- Trabalho focado e baseado na opinião do cliente
- Facilidade de reação e mudanças requeridas pelo contexto de negócio
- Agilidade nas tomadas de decisão
- Possibilidade de ajustar rapidamente os processos às mudanças internas e externas da organização
Produtividade – Eficiência – Eficácia:
- Redução de perdas por falha, reprocessamento e espera
- Minimização do volume de áreas atuando no processo
- Minimização de tráfego de papel
- Redução de custo
- Melhor aproveitamento do tempo, já que colaboradores passam a ter foco na essência do seu trabalho
- Significativo aumento da produtividade
- Eliminação de gargalos na execução do processo
- Eliminação de trabalhos que não agregam valor
- Ausência de burocracia desnecessária na execução do processo
Financeiros:
- Melhoria dos resultados Financeiros
Gerenciabilidade:
- Domínio sobre custo e tempo da operação
- Alinhamento das ações operacionais com estratégia da organização
Previsibilidade / Flexibilidade:
- Previsíveis comportamentos da produtividade
- Ambiente propicio e adequado à Inovação
Para cada processo é definido um Gestor (Gestor de Processo) que se incumbe de entender a sua realidade, recursos, facilitadores, condicionantes, problemas, oportunidades de melhoria, e passa a cuidar do seu desempenho, no dia a dia da operação. O Gestor define objetivos e metas, passando a acompanhar e medir o desempenho do processo, como forma de quantificar a evolução e as melhorias obtidas com as ações adotadas, configurando assim, a Gestão por Processo.
Modelo de Gestão por Processos pode ser resumido como a busca constante do entendimento e controle dos processos de negócios, de modo a dar-lhes mais fluidez, lógica, transparência, efetividade, racionalidade e produtividade, cujo principal motor é a Melhoria Contínua.
Conclusão
Excelência na Gestão do Negócio é uma busca constante de todas as organizações que querem e precisam atender bem o seu cliente, em um ambiente de eficiência e eficácia, bem como manterem-se saudáveis e sustentáveis no ambiente em que atuam. O primeiro passo para isso é a definição de Missão, Visão e Valores, bem como a criação de um Planejamento Estratégico, que deve ser, sempre, o principal balizador para a condução do negócio.
Ao pensar em Excelência na Gestão do negócio, é preciso definir o Modelo de Gestão que a organização adotará, refletindo como os gestores querem conduzir a organização, reunindo recursos e organizando suas atividades de negócio, em direção à excelência. Em muitos casos, organizações podem se utilizar de um ou mais modelos, os quais podem ser mesclados, para que a empresa possa tirar e implementar as melhores características de cada um.
Gestão por Processo, ou BPM, é um Modelo de Gestão, dos mais utilizados atualmente no ambiente de negócio, quer de empresas privadas, ou públicas.
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
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