Por que implementar Gestão de Processos – BPM?

BPM – Business Process Management e outros Modelos de Gestão

Há alguns dias, quando em uma reunião, para apresentação de uma proposta de Consultoria para implementação de Gestão de Processos em uma organização do segmento de finanças, um dos gestores do nosso cliente me questionou:

Porque deveríamos adotar o modelo de Gestão por Processos, o BPM, em nossa organização?

Busquei as informações cabíveis e embasei a resposta, a qual descrevo a seguir, agora, naturalmente com um pouco mais de detalhes, destacando o diferencial e os enfoques a mais, que a Gestão por Processos tem, em relação a outro modelo de gestão, também usual.

Iniciamos buscando conceituar o que é Modelo de Gestão de Negócio: 

• Modelo de Gestão é um esquema, baseado em uma prática já existente – testada e comprovadamente funcional – para reunir, estruturar e organizar os recursos da operação, em uma organização, para produzir os resultados preconizados pela sua missão, com a maior eficiência e eficácia possíveis, e com aperfeiçoamento contínuo da operação.
• Modelo de gestão é um conjunto de estratégias, adotadas por uma organização, para coordenar as equipes, na execução das tarefas, as quais usam recursos – para a obtenção de resultados de negócio, focando no atingimento dos objetivos. Reflete a forma como a organização estrutura suas atividades e seus recursos.
• Modelo de Gestão é o administrar por meio de uma prática já existente, historicamente exitosa, realizando as modificações necessárias, de acordo com as peculiaridades de cada organização.
• Modelos de Gestão são normas e princípios, que orientam os gestores, na escolha das melhores alternativas para administrar as organizações.
• Modelos de Gestão são práticas de condução da operação, que orientam os gestores, na escolha das alternativas para usar da melhor forma possível os recursos que a organização lhes disponibilizou, para gerar máximas eficiência e eficácia.

 

A seguir abordaremos alguns Modelos de Gestão, mais usuais atualmente, nas organizações:

• Gestão por Projetos

A Gestão por Projetos é aplicada às organizações cuja atividade principal é executar projetos, ou seja, os seus produtos / serviços são resultados de projetos. Cada projeto é distinto e gerido como um empreendimento.

A Gestão de Projetos varia a partir de cada projeto, uma vez que estes possuem suas particularidades. Ao mesmo tempo, esse modelo de gestão possui um conjunto de ações, que gira em torno daquilo que preconiza a estratégia da organização.

Amostras de organizações que são geridas por projetos: Engenharia Civil, Consultorias, Desenvolvimento de Sistemas.

 

• Gestão por Objetivos MBO – Management by Objectives (também conhecida por Gestão por Resultado)

 A Gestão por Objetivos é um modelo criado por Peter Drucker, o pai da administração moderna.

Baseia-se em objetivos e respectivas metas, que por sua vez devem estar relacionados à estratégia. A liderança exerce um papel diferente nesse modelo de gestão, já que passa a ser mais participativa. É usual, nesse modelo, que todos – liderança e liderados – atuem juntos, para a definição e concretização de metas. Para isso, as responsabilidades são delegadas e os resultados são constantemente monitorados e analisados com os objetivos planejados inicialmente.

O conceito central deste modelo é o planejamento, o que significa que uma organização e seus membros são proativos, ou seja, não atuam apenas reagindo a eventos e problemas, mas sim, orientados ao planejado. As atividades são supervisionadas e gerenciadas para que trabalhem em direção aos objetivos gerais da organização. Características:

• Ciclo de acompanhamento mais curto, com replanejamento a cada três meses.
• Simplificação no desdobramento considerando três níveis: organização, times e indivíduos.
• Mantém o foco da estratégia apenas nos fatores importantes para o crescimento da organização.
• Não necessariamente cobre todas as áreas da organização.

 

• Gestão pela Estratégia (BSC – Balanced Scorecard)

Sendo um dos modelos de gestão mais conhecidos e utilizados, particularmente pela ampla difusão da metodologia BSC, a Gestão Estratégica significa definir (Planejar) e acompanhar a evolução (Executar) da Estratégia corporativa da organização.

É o método pelo qual os gestores fazem uma escolha de um conjunto de estratégias para a organização, com o propósito de alcançar um melhor desempenho, em um determinado período.

A forma simples e clara de leitura, como o mapa estratégico do BSC, possibilita uma rápida compreensão dos objetivos e estratégias de uma organização.

Requer definir medidas de desempenho financeiras e não financeiras.

A Gestão Estratégica preconiza um processo contínuo, que avalia os negócios e setores, nos quais a organização está envolvida, avalia seus concorrentes e fixa metas, para superar os concorrentes atuais e futuros e, em seguida, reavalia cada estratégia, periodicamente. Observa a organização de uma forma abrangente e sistêmica.

O modelo de Gestão Estratégica, orienta-se por cinco etapas de trabalho:

1. Desenvolvimento da estratégia – que deriva da missão visão e valores da organização, da análise dos seus pontos fortes e fracos, e o ambiente no qual está inserida.
2. Tradução da estratégia em objetivos e medidas – que podem ser claramente comunicados a todas as unidades e respectivos colaboradores.
3. Desenvolvimento de um plano operacional – que define as ações que serão realizadas para atingir seus objetivos estratégicos. Esta fase começa com definição de prioridades para melhoria de processos, seguida de elaboração de um plano de vendas e marketing, um plano da capacidade de recursos e orçamentos operacionais e de capital.
4. Monitoração e aprendizagem – é feita revisão operacional, revisão dos indicadores de desempenho, no BSC, análise do progresso da operação e identificados eventuais obstáculos à execução da estratégia.
5. Testes – no sentido de descobrir se alguns dos pressupostos subjacentes à sua estratégia são falhos ou obsoletos, se melhorias incrementais serão suficientes, ou se há necessidade de desenvolvimento de uma nova estratégia.

Para suportar e implementar este modelo de gestão, foi desenvolvido o BSC (Balanced Scorecard), uma metodologia de medição e gestão de desempenho, em 1998, pelos professores Robert Kaplan e David Norton, que preconiza a mensuração dos progressos da organização, a partir da tradução da estratégia corporativa em objetivos, indicadores, metas e correspondentes iniciativas / ações estratégicas.

O objetivo do BSC é ser um modelo de gestão, no qual a medição de resultados e definição dos objetivos fuja do tradicional uso de indicadores unicamente financeiros, que imperavam até a sua criação. Foca em 4 perspectivas:

• Financeira
• Mercado (cliente)
• Processos Internos
• Aprendizado (evolução das pessoas

(algumas organizações acrescentam mais perspectivas, como Gestão ambiental etc.)

Este modelo guarda bastante similaridade com a Gestão por Objetivos. Ambos tem as etapas de Planejamento e Acompanhamento.

• Gestão por Competências

Esse é um modelo de gestão que surgiu devido à evolução e intensificação tecnológica que estamos vivendo nos últimos anos. Suas principais ideias são:

• O desempenho organizacional é resultado da maneira pela qual a organização mobiliza seus recursos para atender os clientes;
• A mobilização dos recursos humanos, financeiros e materiais têm como foco a busca da criação de diferenciais competitivos;
• Utiliza-se da avaliação do desempenho para identificar as competências necessárias ao atingimento dos objetivos da organização.

Para implantar essas ideias, a organização precisa ter conhecimento de seus ambientes – externo e interno – e trabalhar de forma a transformar as tecnologias, produtos e serviços, em oportunidades de negócio. Nesse modelo de gestão, o líder coordena equipes, facilita processos, estimula os funcionários e identifica talentos. Deve ser uma pessoa disposta a mudar, ser flexível, adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado e definir/rever as estratégias. Gerencia-se o aprendizado na organização. São poucas organizações brasileiras que possuem condições para a implementação integral desse modelo, mas alguns de seus aspectos são destacados e utilizados nas organizações.

• Gestão Por Processos – BPM (Business Process Management)

BPM é uma disciplina gerencial, na qual a gestão da organização se baseia na melhoria contínua do negócio, decorrente da melhoria contínua dos processos, que são geridos por pessoas designadas para isso, os Gestores de Processos.

O modelo de Gestão por Processos se concentra em processos repetitivos e contínuos, que seguem um padrão previsível.

Utiliza-se, ou parte-se dos objetivos e metas definidos pelo planejamento estratégico, associando-os aos processos que têm a responsabilidade por realizá-los. A partir desse cenário, o Gestor de cada processo faz o acompanhamento e gestão, no sentido de atender o que foi estabelecido como objetivo e meta de responsabilidade do seu processo, além de cuidar de outros aspectos do processo, ligados a custo, tempo, qualidade, tecnologia e desenvolvimento das pessoas.

A Gestão de Processos é um mecanismo de Melhoria Contínua, aplicável a todos os processos da organização. Se todos os processos da organização estão sendo geridos, está caracterizada a Gestão da organização por Processos.

Comparação:

Numa breve analogia entre os modelos de gestão mais utilizados no ambiente de negócio, Gestão pela Estratégia – BSC e Gestão por Processo, visualizamos o seguinte cenário:

Na Gestão por Objetivo, o foco é dado para se atingir a meta, coordenado por quem está com essa responsabilidade. Nesse caso o processo deve atender o que estabelece o objetivo e meta estratégicos. Quem comanda e exige é o “pessoal” da estratégia corporativa.

Na Gestão por Processos, o foco é o Processo de Negócio (Business Process). O Gestor de cada processo busca saber quais são os compromissos e responsabilidades do processo perante a estratégia, e reúne os esforços para atendê-los.

Agora vem a diferença. Não é só atender a estratégia, a qualquer custo, e pronto. O Gestor do processo, além da sua preocupação em atender a estratégia, tem preocupação com a “saúde” do processo, e no trabalho de gestão dedica-se a outros elementos do negócio, presentes no processo: Custo, Tempo, Eficiência, Eficácia, Qualidade, Desenvolvimento das Pessoas, Tecnologias, Riscos, Compliance etc.

Além de atender a Estratégia Corporativa, a Gestão por Processos traz outros benefícios, exclusivos desse Modelo de Gestão:

• Padronização, transparência e formalidade na execução dos processos
• Trabalho focado e baseado na opinião do cliente
• Redução de perdas por falha, reprocessamento e espera
• Minimização de tráfego de papel
• Redução de custo, com minimização de atividades manuais
• Ausência de gargalos na execução do processo
• Controle da eficiência e eficácia dos processos – pelo monitoramento
• Diminuição da perda de talentos – satisfação dos funcionários
• Facilidade de reação perante mudanças no contexto de negócio
• Facilidade na identificação de oportunidade de melhoria – Inovação
• Processos estáveis (sem variações significativas)
• Informações estatísticas que propiciam seguras decisões dos gestores

 

Conclusão:

Pelo que me é dado conhecer, nenhum Modelo de Gestão impera absoluto, único e dominante em alguma organização. Dificilmente um modelo puro atende a realidade da organização.  O habitual é a coleta de pontos fortes de cada modelo e, com isso, se monta um novo modelo, ajustado às necessidades e possibilidades de cada organização, dependendo de fatores contingenciais, como o ambiente, a tecnologia, o tamanho e a estratégia.

Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos

Cordialmente,

Pedro Mello   ./

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