Série Ferramentas da Gestão

Sistema informatizado de Gestão – ERP – Enterprise Resourcing Planning

(Sistema Integrado de Gestão Empresarial)

O que é um software ERP?

• ERP é um sistema informatizado, utilizado por uma organização, para registar a realidade do negócio da sua operação. É composto por módulos, que suportam e gerenciam a operação de cada área de negócio, integrando automaticamente as informações geradas em um módulo, para outros que precisam da mesma informação, em um mesmo repositório, unificado.
• ERP é uma sigla relativa a “Enterprise Resource Planning” que, traduzido, significa “Sistema Integrado de Gestão Empresarial”.
  ERP é um software (em módulos) que integra todos os dados e processos de uma organização, em um único ambiente de processamento.
• ERP é um termo genérico para um amplo conjunto de atividades corporativas suportadas por softwares, estruturados em módulos, que auxiliam na operação e gestão dos principais processos corporativos, como:
  • Gestão de Materiais
  • Gerenciamento de Armazenagem
  • Vendas
  • Distribuição
  • Finanças
  • Controladoria
  • Planejamento da Produção
  • Administração de Qualidade
  • Planejamento da Manutenção
  • Armazenamento
  • Planejamento da Produção
  • Recursos Humanos

É bastante comum as organizações comprarem software ERP do mercado, todavia, há um significativo número de organizações que desenvolvem o seu próprio sistema, quer seja por razões econômicas, quer seja por especificidade do setor, ou “indústria” no qual atua, para o qual não há, no mercado, sistema padrão que a atenda, plenamente.

Origem do software ERP: 

A história do ERP iniciou-se por volta de 1950, a partir da necessidade de controle de estoques, com as limitações dos então mainframes. Nesta época as empresas começam a trabalhar com previsões de demanda e a desenvolver técnicas para não superlotarem seus estoques.

Nos anos 70, com o aumento da industrialização, a expansão econômica e a maior disseminação computacional, habilitaram os sistemas de Material Requirement Planning – MRP (Planejamento das Requisições de Materiais), antecessores dos sistemas ERPs. Estes sistemas inicialmente alimentavam essencialmente os processos de Suprimentos. No início chegaram na forma de conjuntos de sistemas, chamados de pacotes, que conversavam entre si e que possibilitavam o planejamento do uso dos insumos e a administração das diversas etapas dos processos produtivos. As empresas passaram a se preocupar em utilizar seus recursos da melhor forma possível, a fim de tornar mínimo o tempo desperdiçado, atendendo ao máximo de pedidos possível, tornando o trabalho processual e mantendo seus estoques em  volumes mínimos.

Na década de 80 o MRP se transformou em MRP II, que significava Manufacturing Resources Planning ou Planejamento dos Recursos de Manufatura, que controlava também atividades adicionais, como mão-de-obra, maquinário e logística.

Na prática, o MRP II já poderia ser chamado de ERP, pela abrangência de controles e gerenciamento possibilitados.

Num cenário mundial de expansão econômica, o chão de fábrica já não é mais suficiente para promover a eficiência, então os sistemas invadem os processos que antecedem e precedem a produção em si: finanças, compras, vendas e recursos humanos, entre outras, ou seja, unidades organizacionais de apoio à produção. Cada vez mais processos são “amarrados” ao todo, pelo sistema – fica notória a necessidade da integração entre os módulos.

As empresas percebem que suas áreas não podem permanecer operando de forma isolada e a integração é inevitável, para a organização se manter competitiva.

ERP ganhou muita força na década de 1990, principalmente pela evolução das redes de comunicação entre computadores e a disseminação da arquitetura cliente/servidor – microcomputadores ligados a servidores, com preços mais competitivos, substituindo os mainframes.

Na segunda metade dessa década ocorreu um “boom” na adoção dos pacotes de software para gestão. Junto com os fabricantes internacionais, surgiram diversos fornecedores brasileiros, empresas que lucraram com a venda do ERP, como um substituto ( ou salvação) dos sistemas que poderiam falhar com o eventual bug do ano 2000.

Novos módulos foram sendo agregados aos então existentes, cobrindo basicamente todas as áreas de negócio das organizações

Atualmente existem ERPs com diversos conjunto de recursos e, consequentemente, preços, para atender variados segmentos de negócio e portes de organizações, desde pequenas e medias até grandes corporações multinacionais. Há muitos  fornecedores brasileiros e multinacionais de software ERP, atuando no mercado nacional e global.

ERP e a Qualidade

ERP e TQM

O Enterprise Resource Planning (ERP) e a Total Quality Management (TQM) compartilham objetivos semelhantes: satisfação do cliente, melhoria da produtividade, aumento da competitividade, redução de desperdícios, eliminação da duplicação etc. O ERP tem o papel de facilitador dos princípios e filosofias da TQM, enquanto a aplicação dos princípios TQM induz ao melhor uso dos recursos do sistema ERP. Alguns autores sugerem que a implementação do ERP pode ser mais bem sucedida se precedida por uma iniciativa de TQM.

Na prática, o que pode parecer a princípio dois conceitos separados, de fato, andam de mãos dadas.

A implementação de iniciativas inovadoras, como ERP e TQM, são consideradas práticas importantes para melhorar o desempenho e obter vantagens competitivas para a organização.

ERP é um poderoso recurso de auxílio à Gestão da Qualidade Total – TQM, na organização.

Como se implementa um software ERP

1.    Entendendo as reais demandas e justificativas

E fundamental realizar um mergulho na operação para entender processos e rotinas. Só assim é possível levantar as fraquezas e ameaças ao negócio, que justificam a implementação de um software dessa natureza. Significa, portanto, levantar os motivadores, ou justificativas para uma iniciativa dessa magnitude.

É importante que o projeto do ERP esteja alinhado aos objetivos estratégicos corporativos. Assim, é possível dimensionar com mais exatidão o tipo de software mais aderente ao negócio.

Este é o momento do diagnóstico (algo como anamnese) da situação do negócio da organização, que retrata o cenário atual, bem como as mudanças que precisam ser empreendidas, para se chegar ao ponto futuro indicado pela Estratégia Corporativa. Se esse diagnóstico apontar para mudanças que requeiram funcionalidades de sistema informatizado que só um ERP pode oferecer, ele pode ser um dos elementos da justificativa para adoção desse tipo de recurso na organização.

2.    Comunicações do projeto

Tão logo se defina a adoção de um sistema ERP, iniciam-se os trabalhos de preparação da mente das pessoas, para as novidades que serão naturalmente impostas, em função do modo de operação deste sistema. Esse trabalho de preparação se chama “Gestão da Mudança”, ou “Change Management”.

São inúmeros eventos, realizados por toda a duração do trabalho de implementação e que vai além, para ao dia a dia da operação – no uso efetivo do sistema, para que as pessoas se engajem no uso pleno dos seus recursos, e que isso possa trazer efetivamente um diferencial positivo para a organização.

Normalmente são usados recursos e técnicas de comunicação, para dar ciência às pessoas a respeito de:

• O que já foi feito e o que ainda será feito
• Razão da implementação do ERP – objetivos
• O papel das pessoas na iniciativa
• Quem está direta e indiretamente envolvido
• Comunicação oficial sobre a iniciativa
• O que a organização espera, como resultado e para quando
• Quem está patrocinando a iniciativa – Alta Gestão
• Razões para envolvimento e engajamento das pessoas na iniciativa e com a iniciativa
• Como cada um pode contribuir
• etc.

3.    Avaliação do nível de aderência do software ao negócio

Este passo é importantíssimo, pois a ideia de se adotar um software de mercado é porque ele é “pronto”, devendo, em teoria, atender qualquer organização, no seu segmento de negócio, ou “na sua Industry”. O ideal é que o software seja instalado e passe a operar, como ele é, nativamente. Todavia, por mais padrão que ele possa ser, ainda existem particularidades de cada organização, que precisam ser tratadas em separado, que resultam em funcionalidades específicas daquela organização. Para atendimentos a essas particularidades, são desenvolvidas funcionalidades que caracterizam customização do sistema, ou seja, são construídas sob medida para aquela organização. Isto naturalmente custa tempo, esforço e dinheiro, tanto para o desenvolvimento, quanto para a sua manutenção, ao longo do uso do sistema, no dia a dia do negócio.

No caso de aquisição de software de mercado, deve se prever a etapa de avaliação da sua aderência ao negócio. A base para isso é uma consistente documentação de processos, que é utilizada para discutir, junto com as pessoas do negócio se o software é totalmente aderente ao negócio, ou se há gap de aderência. Havendo “gap” de aderência,  deve-se decidir:

• Se a organização se adapta ao sistema nativo, ou
• Se haverá customização

Este passo é também normalmente usado para confirmar e responder qual o software ERP ideal para o porte e segmento de negócio e, consequentemente, qual o mais aderente ao modelo de gestão da organização.

4.    Definição do Fornecedor

Caso a organização defina por adquirir o software no mercado, é bom saber que são muitas as opções, o que dificulta um pouco a eleição do fornecedor. Deve-se tratar, também nesse ponto, a respeito da Consultoria, quer seja interna ou externa, que fará a implementação do ERP.

Alguns pontos podem ser observados, e valem para o software e para a Consultoria:

• visitas a usuários do sistema são normalmente um excelente mecanismo de avaliação;
• buscar saber do histórico de credibilidade da empresa fornecedora do software e da Consultoria;
• tipo de tecnologias e métodos incorporados no sistema ofertado;
• aderência do software ao negócio da organização; e
• qualidade dos serviços de suporte e atualizações etc.

É importante levar em conta, na análise da empresa fornecedora do software, e da Consultoria, se há realmente histórico de relação de parceria, que traga solução para aprimoramento do negócio, com a implementação do ERP.

5.    Aquisição da infraestrutura necessária

A avaliação, juntamente com a consultoria, da necessidade de aquisição da infraestrutura de TI que vai suportar o ERP (servidores, máquinas e aplicações), é de alta relevância. Normalmente a empresa fornecedora do software específica os requisitos para um ideal funcionamento do sistema.

6.    Criação do cronograma de implantação

Estabelecer, junto com o fornecedor (e a Consultoria), datas realistas para cada etapa do trabalho de implementação. É melhor demorar um pouco mais, nesta etapa, e gerar um cronograma consistente e realista, do que ter surpresa no decorrer da implementação.

7.    Parametrização de cada módulo

Parametrização é a ação que um Consultor especialista executa em um sistema, ou em um determinado módulo de sistema, “dizendo” a esse sistema/módulo,  como ele deve operar naquela organização. Normalmente reflete as restrições, permissões, regras de negócio, condições legais, condições temporais, alçada etc.

Essa etapa, fundamental para personalizar a execução do sistema em uma determinada organização, é feita por alguém, forte conhecedor do sistema, após seguro levantamento dos processos de negócio, entendimento do modo de operação da organização, discussão de eventuais divergências, e finalmente, definição dos parâmetros e sua efetivação no sistema.

8.    Capacitação dos usuários da solução

Os futuros usuários devem ser treinados e preparados para a implantação e operação do ERP, no dia a dia. Isso envolve a conscientização das modificações que serão realizadas na rotina da organização, treinamentos no uso do sistema, testes etc.

É comum, que na etapa de treinamento, sejam identificados novos parâmetros de operação do ERP, que resultam em ajustes finos, ou parametrização, que podem elevar qualidade da operação e a efetividade da solução na organização.

A partir daí a organização está pronta para iniciar o uso do sistema.

9.    Execução em paralelo

Trata-se da simulação da implantação do sistema (ou módulo), usando os mesmos dados reais do negócio, em um ambiente paralelo, controlado, durante um tempo limitado, cujo propósito é:
– Aferir se a parametrização está adequada
– Aferir se todos os requisitos ou pressupostos estão atendidos
– Aferir se a infraestrutura está suficiente
– Servir de base para o treinamento dos usuários
– Avaliação da performance (desempenho)  do sistema
– Definição de Go No GO (se a implantação real será efetivamente realizada)

Ao final do período de execução em paralelo, validados todos os elementos da avaliação, e achados conforme, define-se a data para início efetivo da operação do sistema, em ambiente real. Normalmente se chama essa data de início como “virada da chave”.

10.  Entendendo os impactos do software no negócio

Os meses seguintes à implantação requerem um cuidado estratégico. É nesse início que os impactos na operação são sentidos com mais força, afinal, trata-se de uma mudança, normalmente radical.

É interessante observar os impactos que o sistema promove no negócio, especialmente observando indicadores que demonstrem os retornos – ou não – sobre os investimentos. Alguns questionamentos devem ser realizados:

• A solução ajudou a agilizar os processos?
• Os colaboradores estão produzindo mais e estão mais satisfeitos?
• As justificativas e os motivadores da adoção do ERP estão atendidos?
• A estratégia corporativa está sendo atendida?

Enfim, todas as expectativas tidas antes de colocar o ERP para rodar devem ser observadas, de perto.

11.  Fortalecendo o relacionamento com o suporte

O serviço de suporte oferecido pela empresa que desenvolveu o ERP é fundamental para garantir que o sistema se mantenha útil e eficiente. É a ele que os usuários devem recorrer quando encontrarem dificuldades técnicas, de operação, funcionalidade etc.

Para isso, é importante delimitar o que esperar do suporte, os horários e as situações em que se deve acioná-lo, os meios de fazer isso (telefone, e-mail, chat online etc.) em contrato.

Neste ponto é importante também, decidir se o suporte será prestado por Consultoria, e por quanto tempo, ou se a organização terá um time próprio para isso.

12.  Trabalho em equipe

Em qualquer implementação de ERP, o ponto de partida envolve a documentação dos processos de negócio e a formação de uma equipe de implementação com elementos de todos os departamentos envolvidos. O objetivo principal do trabalho em equipe é que a organização seja compreendida como uma entidade única por todos os departamentos e funcionários e, assim, possa se concentrar nos processos principais, em vez de se perder nos detalhes restritos à visão por área, ou visão departamentalizada. Em uma implementação de ERP realizada com sucesso, todos os departamentos entendem melhor as necessidades um do outro, e da organização como um todo.

Aplicação (justificativas) e Vantagens do uso do ERP:

• Otimização dos Custos com TI

ERP normalmente requer grande investimento, todavia ele pode, por outro lado, unificar os custos com desenvolvimento e manutenção. Em vez de gastar recursos em vários sistemas, que requerem pessoal dedicado, infraestrutura, equipes de suporte e licenças, pode-se concentrar todos esses custos em um único ERP.

A adoção de um sistema unificado também reduz os requisitos de treinamento para os usuários finais. Eles precisam aprender apenas um sistema, em vez de se capacitarem para o uso de vários aplicativos individuais.

• Segurança de Dados

O ERP garante maior segurança aos dados da organização, com severos níveis e controles de acesso, normalmente geridos e assegurados por um único mecanismo de controle de entrada.

Estes mecanismos de segurança facilitam a identificação, gestão e mitigação dos Riscos da Operação.

O Compliance é também fortemente favorecido pelo banco de dados unificado, pelos mecanismos de segurança de acesso e pela parametrização centralizada da operação do sistema, tudo isso alinhado e orientado pela governança corporativa.

Dada a unificação da base de dados, é possível melhorar a precisão, a consistência e a segurança dos dados da organização.

O banco de dados do ERP também permite backups centralizados de seus dados confidenciais.

• Padronização e unificação de estratégia de Gestão

Quantos sistemas, planilhas, aplicativos ou softwares, a organização utiliza para controlar o estoque, demandas,  vendas, contas bancárias, contas a pagar e a receber, fazer a contabilidade e a gestão de pessoas, atender aos requisitos fiscais etc.? O ERP automatiza atividades, possibilita o controle e análise completa de todos os processos de negócio da organização. A ideia principal é que o ERP integre todas as áreas de negócio da organização.

A realidade de algumas organizações é a de não usar nenhum sistema de gestão integrado – ERP, dando abertura para que cada área, ou departamento, utilize o sistema que julgar mais adequado. O problema é que isso prejudica a gestão, a geração de informação e a consequente tomada de decisão por parte dos gestores.

Esta aparente independência das áreas pode fomentar, nos gestores, a sensação de que a sua área é uma “empresa”, segregada e independente das demais.

• Relacionamentos com Fornecedores

A manutenção de informações atualizadas e confiáveis ​​sobre fornecedores, bem como os mecanismos de avaliação desses fornecedores, também constituem aspectos importantes dos requisitos de TQM. A maioria dos sistemas ERP oferece suporte à essa funcionalidade, por meio de módulos dedicados.

• Melhoria Contínua

A melhoria contínua, outro princípio básico do Gerenciamento da Qualidade Total, é uma conseqüência viável e facilitada a uma organização que se utiliza de um ERP. Para uma organização que fez a escolha apropriada em seu sistema ERP, as melhores práticas associadas são, de certo modo, adquiridas gratuitamente, ou seja, já vêm portadas no software, como um benchmark. A manutenção do software ERP e a instalação de novas versões e atualizações garantem ainda que o sistema promova a evolução e melhoria da operação, de maneira contínua.

A Gestão por Processo tem como fundamento essencial a Melhoria Contínua.

• Visão consolidada dos diversos canais de relacionamento

Filiais, pontos de vendas, representantes comerciais, e-commerce, vendedores internos / externos, quiosques, são alguns dos canais que a organização pode adotar para ofertar seus produtos e serviços aos seus clientes. Contudo, isso pode trazer alguns desafios, principalmente o de controlar e dominar todos esses canais.

No caso de organizações que possuem um sistema ERP, que integra todos os canais de oferta, esse problema deixa de existir. Sempre que uma venda é concretizada, o sistema já atualiza para os outros canais ou vendedores, a quantidade em estoque etc.

• Otimização no uso do capital de giro

O ERP possibilita o completo controle e domínio da gestão de estoque, mostrando os níveis necessários para que as operações cotidianas ocorram com o mínimo de imprevistos. Como resultado, a quantidade de capital de giro empregada na manutenção de itens em estoque acaba diminuindo, aumentando a segurança das operações diárias.

• Melhoria na Gestão de Estoque

Para organizações que lidam com a movimentação de estoque físico e produção, um sistema ERP reforça o gerenciamento da cadeia de suprimentos, com informações precisas e no tempo certo. Essa melhoria resulta em prazos menores de entrega e entregas mais pontuais.

• Diminuição do retrabalho

Trata-se de repassar informações, coletar dados de um sistema e imputá-los em diversos outros sistemas e planilhas, com possibilidade de erros, propositais ou não. Um sistema ERP praticamente elimina esse tipo de retrabalho.

• Gestão Estratégica de Pessoas

O ERP automatiza tarefas, através da integração automática de dados entre os módulos. Com isso diminui o tempo que cada colaborador gasta com tarefas administrativas, que pouco agregam de valor para a execução dos processos do dia a dia da organização.

Tarefas com pouco significado podem levar à desmotivação dos colaboradores. O ERP cria condições para que as pessoas sejam requisitadas a desempenhar funções mais estratégicas e se sintam mais valorizadas dentro de seus processos, aumentando a satisfação.

• Maior transparência

O ERP suporta todos os processos importantes no negócio, tornando os dados de todos os departamentos facilmente acessíveis aos diversos níveis de gestão.

Maior transparência conduz a fluxos de trabalho mais coerentes e permite que processos interdepartamentais sejam facilmente rastreados.

• Relatórios e planejamento aprimorados

Com um ERP  a organização tem um sistema de relatórios unificado para cada processo e disponíveis a qualquer momento. Além disso, relatórios personalizados podem ser gerados rapidamente.

• Colaboração e fluxos de trabalho

A Plataforma de ERP agiliza e fomenta o processo de colaboração entre os funcionários e os departamentos, provendo um banco de dados corporativo, no qual as informações de cada setor são canalizadas para um único local centralizado.

• Atendimento ao cliente

Um sistema ERP centraliza dados e informações sobre os clientes e permite que as equipes de vendas e de marketing, por exemplo, tracem estratégias de relacionamento altamente eficazes.

• Apoio à tomada de decisões

Para alcançar alto grau no Gerenciamento da Qualidade Total – TQM, é essencial poder coletar, analisar e avaliar de forma sistemática, dados e informações como:  dados de produção, análises de controle de qualidade e valores associados, clientes, registros de reclamações, dados de pedidos (demandas) etc. Nos ambientes de produção acelerada de hoje, é quase impossível realizar essas tarefas, com precisão e confiabilidade, sem o uso de um sistema avançado de ERP. Com o uso desses dados e metodologia de análise – a Inteligência de Dados, os gestores podem obter informações relevantes para a sua segura tomada de decisão.

Em função da unificação do banco de dados, propiciada pelo ERP, ele oferece visualizações gráficas dos principais dados e informações da organização, alimentando Indicadores de Desempenho, nos painéis de indicadores do negócio. Estas informações são de alta relevância aos gestores, nas suas tomadas de decisão.

Amostras de informações relevantes, geradas naturalmente pelo ERP:

• quais são as áreas que merecem mais investimentos
• quais custos e despesas podem ser reduzidos, sem afetar a qualidade das atividades
• detectar falhas nos processos e determinar as causas
• volume de demandas
• volume de estoques
• Custos da operação

Esta mesma facilidade não é facilmente encontrada quando se utiliza diversos bancos de dados, sistemas ou planilhas para fazer a gestão administrativa da organização.

A facilidade de acesso aos dados permite analisar e comparar funções entre departamentos, sem o incômodo de várias planilhas e e-mails.

• Aumento do lucro

ERP provoca aumento da produtividade e qualidade dos trabalhos, resultando em serviço superior ao das organizações nas quais as informações são transmitidas de maneira mais manual e informal. Isso permite que a organização foque esforços no relacionamento com seus clientes e desenvolva inovações para ter diferenciais competitivos em seu mercado.  Ao integrar informações das diversas áreas, o ERP gera diminuição nos custos e consequentemente aumento no lucro da organização.

• Personalização completa

Uma das grandes vantagens de um ERP é a possibilidade de implementar esse tipo de software de acordo com as necessidades específicas de negócio. A organização pode implementar o ERP completo, ou fazer uma implantação módulo a módulo, de acordo com a necessidade e recursos do momento.

• Maior escalabilidade

Com bastante frequência as organizações deixam de se planejar adequadamente e enfrentam problemas de crescimento que representam sérios obstáculos. Ter um software que possa acomodar, de forma segura e eficiente, o crescimento da organização, é de elevada importância. O sistema ERP de porte, torna isso mais fácil.

Conclusão

Para organizações que adotam o TQM – Gerenciamento da Qualidade Total como uma efetiva abordagem de gerenciamento, que vai além da simples certificação, e para aquelas que aplicam ativamente esse modelo de gestão em seus negócios, a implementação de software ERP é uma necessidade essencial. A ausência de software ERP resulta em uma tarefa muito mais custosa para implementar o Gerenciamento de Qualidade Total na organização.

Muitas organizações adotam as implementações de Qualidade e ERP, simultaneamente, como projetos integrados, para maximização dos retornos.

Um dos itens relevantes, na  seleção do ERP, é a sua orientação e aderência aos princípios da Qualidade. À luz da melhoria contínua, um ERP deve atender às necessidades atuais e futuras da organização e com infraestrutura que permita acompanhar, facilmente, as revisões nos processos de negócios.

Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos

Cordialmente,

Pedro Mello   ./

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