- Estruturação e implementação do Escritório de Processos
Serviços para a criação de um Escritório de Processos – ou área de Processos, que é a entidade interna, que promove e dá sustentação à Gestão por Processos na organização. Compreende:
- O levantamento das diretrizes e informações para a Estruturação do Escritório, e criação da Matriz da Governança de processos.
- O desenvolvimento dos artefatos da estruturação do Escritório de Processos, tais como Cadeia de Valor, Fluxos dos Processos do Escritório, relação dos Serviços e Produtos, e Matriz de responsabilidade, Templates, Técnicas e Ferramentas de Software do Escritório.
- Acompanhamento da implantação do Escritório, com a criação do plano de implantação, a efetivo início de operação, apoio à operação e demais serviços para a sustentação e enraizamento da área.
Produto: Escritório de Processos implementado e operando na organização.
- Implementação da Gestão por Processos (BPM – Business Process Management) na organização
Implementação da Gestão por Processos (BPM – Business Process Management) na organização
Representação das etapas de um projeto de Implementação de Gestão por Processos
Compreende a execução de projeto integral, voltado à implementação da Gestão por Processos na organização, com as etapas:
Etapa 01 – Planejamento dos trabalhos
Serviços ligados ao entendimento da iniciativa, seus motivadores, objetivos e resultados esperados.
Produtos:
- Escopo detalhado do projeto
- Objetivos/expectativas/restrições
- Motivadores para a iniciativa
- Missão, Visão, Valores, e a própria Estratégia da Organização
- Cronograma detalhado do projeto – com pontos de checagem
- Legislação, normas, regras, políticas envolvidas na operação
- Recursos atuais – pessoas, tecnologias, sistemas, instalações
- Visão da alta gestão sobre o cenário atual
- Visão de futuro
- Condicionantes e diretrizes para a iniciativa
- Pontos críticos / Fraquezas - macro
- Oportunidades de melhoria – macro
- Cadeia de Valor da organização - documentada
- Conexão Estratégia e Processos da Cadeia de Valor
- Priorização dos processos para documentação e melhoria
Etapa 02 – Mapeamento (ou Desenho) dos Processos – AS IS
Veja o tema “Mapeamento de Processo - AS IS - também chamado Desenho” - abaixo
Etapa 03 – Diagnóstico
Durante o mapeamento AS IS dos processos da Cadeia de Valor, são levantados os pontos fracos ou debilidades de cada processo, compondo o diagnostico preliminar da situação geral do processo e suas carências. No presente serviço, essas carências são tratadas, os problemas estudados, e são buscadas suas origens e causa raiz, com consenso sobre as alternativas de solução, as quais são registradas, complementarmente, no relatório.
Produto: Relatório diagnóstico da Situação atual do Processo
Etapa 04 – Redesenho dos Processos – TO BE
Veja o tema “Modelagem de Processo - TO BE (com ROI) – também chamado Redesenho” - abaixo
Etapa 05 – Planejamento da Implantação
Serviço relativo ao planejamento e preparação do trabalho de implantação das melhorias definidas para cada processo, que compreende a realização de atividades em quatro frentes de atuação:
- Criação do Plano de Implantação das melhorias do processo redesenhado
Produto: Plano de Implantação das melhorias, para o processo
- Planejamento e Execução de Treinamento dos funcionários no novo cenário do processo
Produto:
- Planejamento da realização de cada evento
- Conteúdo a ser utilizado na capacitação - programação
- Cronograma de treinamentos
- Treinamento (o evento em si)
- Resultado do evento – (avaliação pelos servidores participantes)
- Plano de Monitoramento do desempenho do processo redesenhado
Produto: Painel de Indicadores estruturado, operando e atualizado.
- Plano de Revisão do processo redesenhado, com aplicação da técnica PDCA
Produto: Plano para realização da oficina de discussão da evolução do processo, ao longo do tempo
Etapa 06 – Implantação
Serviço relativo à implementação das ações que foram especificadas para a efetivação das melhorias definidas para o processo. Contempla a operacionalização de ações como as de tutoria, treinamento, monitoramento e a aplicação da técnica PDCA, para revisão dos processos – Melhoria Contínua.
Produto: Melhorias implementadas e melhoria contínua iniciada
- Documentação da Cadeia de Valor
Serviços relativos ao entendimento macro do negócio da organização, bem como a representação dessa realidade em diagramas, que compõem a sua Cadeia de Valor. Cadeia de Valor representa a visão da organização pelos seus processos. É fundamental para o entendimento do negócio global da organização e início dos trabalhos de documentação, análise e revisão dos processos. O produto dessa etapa permite que a organização passe a se “enxergar” pelos seus processos.
Produto: Diagramas da Cadeia de Valor
Documentação da Cadeia de Valor
Amostra de Cadeia de Valor
- Conexão da Estratégia com Cadeia de Valor
A estratégia representa um plano da organização, para alcançar novos patamares de trabalho, desenvolvimento e objetivos de negócio. Para o alcance desses propósitos é necessário que os processos – que geram os produtos da organização – estejam alinhados e preparados para atingir e alcançar essas metas. O serviço de ligação da estratégia com processos compreende o entendimento da estratégia corporativa, identificação dos processos que têm a responsabilidade de realização de cada objetivo estratégico, bem como a ligação dessa responsabilidade com a Cadeia de Valor. Normalmente, desse trabalho resultam as prioridades de trabalho com processos na organização.
Produto: Mapa dos objetivos estratégicos, com respectivos processos associados.
- Mapeamento de Processo - AS IS - também chamado Desenho
Serviço de documentação detalhada dos processos, visando um entendimento ideal da sua realidade, a identificação de disfunções, sobreposições, gargalos, redundâncias, falta de padronização, oportunidades de uso mais intensivo de soluções informatizadas, dentre outros aspectos que podem comprometer sua eficiência e, com isso, estudar alternativas para a sua melhoria e evolução
O levantamento dos processos é realizado em seções de trabalho, com participação de funcionários das áreas envolvidas na sua execução (conhecedores do processo mapeado) e consultores, apoiados por um software específico para a documentação de processos, ou seja, as informações são levantadas e registradas durante as próprias reuniões, em tempo real, tendo sua validação ao final dessa reunião.
Produto: Diagramas da situação atual de cada processo, com:
- Missão do processo
- Etapas / atividades do processo
- Problemas (debilidades) e Oportunidades
- Ações corretivas visualizadas - necessárias
- Requisitos – entradas para o processo
- Políticas, Normas, Regras, Leis envolvidas
- Processo(s) Cliente(s) e Fornecedor(es)
- Frequência de Execução / Mês
- Instrumentos facilitadores da execução – Sistemas e Tecnologias, equipamentos
- Relatório Diagnóstico da situação atual do processo
Amostra de um diagrama detalhado de Processo
- Diagnóstico da situação atual do processo
Consiste na análise da realidade levantada durante a documentação AS IS (diagrama + planilha de problemas), bem como outras informações relevantes para a definição da situação futura do processo, tais como:
- Oportunidades de negócio
- Fraquezas – a serem eliminadas
- Referências de mercado – Benchmarking
- Restrições e fomentos
- Exigências da estratégia corporativa
- Necessidades de inovação
- Diretrizes e orientações – Vindas da alta gestão
- Aspectos de possíveis informatizações do processo
- Aspectos organizacionais envolvidos
- Sugestões de melhorias/mudanças, vindas de pessoas que tenham interesse no processo
Produto: Relatório Diagnóstico - incluindo um conjunto de propostas para a sua melhoria ou transformação.
- Modelagem de Processo - TO BE (com ROI) – também chamado Redesenho
Serviço de documentação detalhada dos processos, em sua visão futura, no qual são feitas análise e discussão do cenário atual, visando propor melhorias de custo, qualidade e desempenho. Realiza-se seções de trabalho, com participação de funcionários das áreas envolvidas na execução do processo (conhecedores do processo), seus gestores e consultores, apoiados por um software específico para a documentação de processos, ou seja, as informações são consensadas e registradas durante as próprias reuniões, em tempo real, tendo sua validação ao final dessa reunião. Para essa análise e definição do cenário futuro do processo, são levadas em conta:
- O cenário atual do processo
- Os problemas, suas causas, e as oportunidades de melhoria identificadas
- A demanda da estratégia corporativa para o processo (sua responsabilidade perante a estratégia)
- Diretrizes da alta gestão – visão de futuro da organização
- Benchmarks (referências externas de processos similares)
Produto: Diagramas da situação futura de cada processo, com:
- Etapas / atividades
- Ganhos visualizados com as mudanças propostas
- Requisitos – entradas para o processo
- Políticas, Normas, Regras envolvidas
- Frequência de Execução / Mês
- Matriz RACI – Atores, Responsabilidades
- Produtos do processo e suas especificações
- Tempo estimado de cada etapa
- Indicadores de desempenho
- Detalhamento de cada atividade – procedimentos / como se executa
- Gestor do Processo
- Manual de Procedimentos do processo
- Plano de implantação das melhorias
- Implantação das Melhorias definidas para o processo
É o trabalho pelo qual as mudanças/melhorias projetadas para o processo são concretizadas, mudando, portanto, o trabalho que se realiza. Baseia-se na criação de um consistente plano de trabalho, com as ações, responsáveis, prazos e dependências entre as ações. Uma fase essencial desse trabalho é a preparação e capacitação das pessoas envolvidas na execução do novo passo a passo do processo.
Destaca-se também como uma atividade importante, o registro criterioso dos ganhos obtidos ou planejados, com as mudanças implementadas.
Ainda que não transpareça, a implantação das melhorias é a etapa mais crítica de todo o contexto da implementação da Gestão por Processos, pois a tendência é que o processo continue como está, ou seja, que as melhorias propostas não sejam efetivamente implementadas. Isto significa que é necessária uma dose forte de boa vontade, critérios rígidos, persistência e perseverança, para que se chegue ao resultado projetado, com a implantação da melhoria.
Produto: Processo transformado – pela implantação das melhorias
- Monitoramento do Desempenho de Processos
Serviço ligado ao planejamento, instalação, alimentação com dados e análise das informações, dos indicadores de desempenho dos processos, que são demonstrados através dos Painéis de Indicadores, também definidos e instalados neste serviço.
Monitoramento de desempenho é um dos principais elementos, que caracterizam a efetiva Gestão dos Processos, provendo informações relevantes ao Gestor do Processo, para a sua tomada de decisão.
Produto: Painel de Indicadores instalado e operando, e Gestores de processo capacitados no seu uso.
Amostra de Painel de Indicadores – Monitoramento
- Geração de Manual de Procedimentos - Normativos
Serviço decorrente da documentação, análise e redesenho de processo, no qual se descreve, em detalhes, como se executa cada etapa, atividade ou passo. A partir do fluxo de execução do trabalho do processo e mais esse detalhamento, é possível a emissão de um produto chamado “Manual de Procedimentos”, que serve para a orientação de sua execução às pessoas da sua operação.
Em cada organização se define qual o nível de detalhamento e a estrutura desse conteúdo, que habitualmente tem os seguintes dados, para cada etapa:
- Input
- Perfil profissional executante
- Detalhes de sua execução
- Recursos facilitadores (sistema, equipamentos, instrução operacional....)
Produto: Manual de Procedimentos do processo.
Amostra de Manual de Procedimentos – Normativo
- Automação de Processos – Workflow
Serviço de instalação de software de gerenciamento da execução do processo, que envolve, adequações do processo e desenvolvimento da solução, ou aplicação de software de mercado, para essa finalidade. Inicialmente esse trabalho de automação era chamado de Workflow, todavia, com o avanço das tecnologias e disponibilização de novos recursos, passou a ser chamado de Automação de Processo, sendo que alguns o chamam de BPMS.
A dita tecnologia define, gerencia e “fiscaliza” o andamento da execução de processos de negócio, cuja ordem de atividades é guiada por uma representação lógica, em um fluxo ou diagrama, garantindo que as atividades deste processo ocorram na sequência definida e que cada pessoa executante, envolvida no processo, seja informada de que uma atividade espera para ser realizada, alertando-a para essa necessidade. As atividades são orientadas por um conjunto de regras definidas, e as informações são passadas automaticamente de um executante para o outro. Além disso o BPMS propicia um vasto conjunto de dados, resultando em estatísticas preciosas ao Gestor do Processo, para suas decisões.
Produto:
- - Diagrama do processo, na visão da tecnologia adotada
- - Software de automação instalado e operando, para os processos priorizados para essa tecnologia.
- Benchmarking de Processos
Serviço de pesquisa e identificação de empresas que tenham processos similares, para consequente estudo, entendimento e comparação de produtos, serviços e práticas empresariais. Não se trata de copiar, mas sim, estudar práticas que já se mostraram eficazes, e utiliza-las como referência para outros negócios.
O resultado dessas pesquisas é trazido para a organização e é usado nas reuniões, nas quais se discutem os cenários futuros dos processos (TO BE), como fonte de inspiração, para se repensar o modo de executar as atividades.
Produto: Atividades de pesquisa em organizações referência – busca de inspiração
- Eventos de Gestão da Mudança em Gestão de Processos
Serviço relativo à preparação das pessoas para que recebam, entendam, aceitem e se engajem nas mudanças decorrentes da implementação da Gestão por Processos. Envolve:
- Entendimento do cenário de negócios da organização
- Entendimento do atual envolvimento das pessoas com as práticas de gestão da organização
- Identificação de eventuais barreiras e opositores
- Preparação de material para os eventos de comunicação(ões)
- Definição dos meios para comunicação
- Definição do público alvo da comunicação
- Definição da forma de avaliação da eficácia da comunicação
- Realização de eventos de comunicação
- Formas de avaliação da eficácia da comunicação
Produto: Mecanismo de Gestão da Mudança definido, instalado e operando na organização.
- Implantação da Gestão de Riscos + Compliance
Serviço de identificação de Riscos e seu registro, na documentação dos processos. A partir desse dado, inicia-se a efetiva gestão do risco, visando sua eliminação, ou mitigação. Compreende a descrição detalhada do risco, sua classificação, bem como a determinação de potencial de ocorrência e prejuízo, caso se materializem. Procede-se ao estudo, visando criar condições – controles – que impeçam a sua materialização. Ao mesmo tempo, são agendadas ações futuras de verificação da efetividade dessas medidas de controle, ao longo do tempo.
Produto: Gestão de risco instalada e operando na organização
Do mesmo modo, a documentação de processos é base para o Compliance Corporativo, que estabelece mecanismos para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da organização, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio, ou não conformidade, perante o regramento. Trabalho ligado à Governança Corporativa.
Produto: Mecanismo de Compliance definido, instalado e operando na organização
- Especificação de Solução Baseada em Processos
Serviços ligados à especificação de requisitos de negócio, baseados na documentação dos processos, como fonte e subsídio para desenvolvimento de sistema informatizado
Produto: Mecanismo de especificação de solução definido, instalado e operando na organização.
- Gestão da Qualidade e os Processos
Serviços ligados à adequação dos processos para atendimento a requisitos de sistemas de qualidade. Sistemas de qualidade são mecanismos que visam institucionalizar práticas que auxiliem na melhoria contínua do negócio, principalmente pela melhoria da Qualidade da operação e consequentemente, dos seus produtos e serviços. A documentação do processo, - diagrama, manual de procedimentos e instruções de operação - formam uma das exigências de documentação para a certificação.
Produto: Processos adequados e aderentes ao sistema de Qualidade definido.
Para mais detalhes, ou tratativas a respeito de Serviços, entre em contato conosco através do chat, formulário de contato, ou pelo e-mail contato@degrau10.com.br
Cordialmente,
Pedro Mello ./
