Auditoria de Processo – 33
33 BPM Gestão de Processos Auditoria de Processo

Auditoria de Processo

Auditoria – definições:

  • Mecanismo de verificação de conformidade entre a maneira como a organização está executando os seus processos de negócio, e os objetivos, metas, estratégias e procedimentos definidos.
  • Trabalho sistemático realizado, para avaliar o grau de cumprimento da forma de execução dos processos em relação a padrões pré-estabelecidos e normas administrativas / sistêmicas, para assegurar que os controles e procedimentos internos adotados nos processos executados estão propícios para garantir eficiência e eficácia, bem como para que possam fornecer informações precisas e no tempo hábil, visando subsidiar os gestores da organização nas tomadas de decisões em prol do cumprimento de missões, objetivos e metas

Em essência, a causa da evolução da Auditoria foi o desenvolvimento econômico dos países, gerando crescente complexidade na administração dos negócios. A velocidade e dinamismo das mudanças no mercado fizeram com que o auditor convencional emitisse, além do parecer sobre as demonstrações Contábeis-Financeiras, um relatório de sugestões sobre problemas operacionais – nascia aí a Auditoria de Processos. O posicionamento da Auditoria de Processos centra a sua atenção, não na Auditoria aos órgãos ou áreas da organização, mas às atividades / processos que estas executam.

Não se trata de uma atividade puramente de fiscalização, mas também de assessoria e auxiliar à promoção da melhoria.

Tem como função principal avaliar o trabalho de gestão, que é o responsável pela melhoria contínua, apontando eventuais desvios e vulnerabilidade às quais a organização está sujeita.

Algumas verificações feitas pela Auditoria de Processos:

  • Há informação segura sobre a conexão (ou não) do processo com a estratégia
  • Quais KPIs respondem à Estratégia Corporativa
  • Os Objetivos / Metas relativos ao processo estão definidos
  • Os Objetivos / Metas relativos ao processo estão sendo alcançados
  • Há fatores que afetam negativamente o sucesso do processo
  • Os recursos que o processo necessita para atingir os objetivos estão disponíveis
  • Os controles são compatíveis com os fatores chave de sucesso
  • Os controles são compatíveis com as vulnerabilidades
  • As competências e capacitações das pessoas envolvidas são as ideais
  • Há monitoramento da eficiência
  • Há monitoramento da eficácia
  • Há integridade dos resultados do processo – opinião do cliente
  • …………..

A forma de atuação da Auditoria de Processos, visando eficiência e eficácia no alcance de resultados positivos, pode ser dividida em três etapas, sendo estas: planejamento, execução e controle.

  1. Planejamento de Auditoria:

Seja anual ou parcial, certamente funcionará como uma “bússola cronometrada” e/ou “termômetro”, que em outras palavras, traduz-se no guia de ações e medidor de desempenho.

As atividades que podem compor a etapa são:

  • Definir escopo;
  • Elaborar programação e cronograma.

 

  1. Execução:

As atividades que podem compor a etapa são:

  • Verificação de políticas, objetivos, programas e procedimentos
  • Elaborar questionário e/ou check list;
  • Realizar reunião de abertura;
  • Realizar entrevistas;
  • Elaborar e validar memorando de entrevistas;
  • Analisar dados e processo;
  • Realizar observações diretas;
  • Coletar evidências;
  • Preparar relatório analítico;
  • Preparar plano de regularização;
  • Apresentar relatório analítico;
  • Realizar reunião de fechamento;
  • Formalizar e distribuir relatório analítico;
  • Arquivar documentos de Auditoria;
  • Elaboração do relatório de auditoria;
  • Reunião de fechamento e apresentação dos resultados;
  • Acompanhamento das ações de melhoria.

 

  1. Controle

Caracteriza-se como ação de avaliação do nível de melhoria das práticas laborais e comprometimento dos envolvidos, pois consiste em verificar se as ações regularizadoras de não-conformidades estão efetivamente incorporadas na rotina laboral e na forma de execução do processo auditado. Deve ser desenvolvida com base nas atividades de planejamento e execução.

Resultados:

A organização terá um diagnóstico (relatório) de seus problemas que impactam negativamente o alcance dos objetivos traçados, permitindo correção de procedimentos e diminuição dos riscos associados à execução de suas atividades. Permite otimizar o gasto em recursos de Tecnologia de Informação, direcionando os gastos para as áreas e soluções que tragam mais retorno em relação ao cumprimento dos objetivos da organização. Para os casos de comportamentos excepcionais, identificar as causas, aplicar correções, e recomendar que as mesmas sejam seguidas por outros processos.

Vantagens:

Execução contínua e sistemática da auditoria contribui para o alcance dos seguintes resultados:

  • Segurança no atingimento dos objetivos estratégicos
  • Fortalecimento e melhoria das práticas gerenciais
  • Eliminação de efeitos negativos nos processos de negócio
  • Melhoria de recursos tecnológicos utilizados nas rotinas laborais
  • Fortalecimento da cultura de “fazer certo na primeira vez”
  • Aumento de ênfase na cultura disciplinar, participativa e sistêmica
  • Atuação sobre os fatores que propiciam e geração e concretização de riscos
  • Acesso a informações seguras e de origem independente para subsidiar o gerenciamento das práticas laborais
  • Panorama à alta Administração, do grau de evolução no alinhamento das práticas gerenciais com objetivos estratégicos pré-determinados
  • Interfaces dos processos aprimoradas
  • Qualidade no gerenciamento dos processos
  • Estruturas (físicas e funcionais) de trabalho adequadas

Quem:

Cabe ao auditor, basicamente, identificar e evidenciar não conformidades e sugerir ações regularizadoras ou atenuadoras, ações estas que sejam viáveis e factíveis, bem como acompanhar o nível de implementação das mesmas. Esse serviço é habitualmente prestado pelo Escritório de Processos.

Quando:

As ações de Auditoria de Processo devem ser executadas aleatoriamente, com um cronograma de realização, todavia sem a indicação de qual processo será o alvo do trabalho, para que haja sempre a suspeita de que qualquer processo pode ser o próximo. Para os processos mais críticos deve-se assegurar mais que uma ação de auditoria por ano.

Frequência sugerida para auditoria:

Processos criticidade 1 = 4 X ao ano
Processos criticidade 2 = 3 X ao ano
Processos criticidade 3 = 2 X ao ano
Processos criticidade 4 = 1 X ao ano

Aplicação:

Principalmente para os processos mais críticos, os quais têm ligação mais estreita com a Estratégia Corporativa. Deve-se priorizar também os processos que se enquadrem em uma ou mais características:

  • Utiliza-se de diferentes sistemas para a sua execução
  • Alto volume de atividades – processo longo
  • Alto volume de execução (quantidade de vezes que o processo é acionado)
  • Alto volume de diferentes executores – pessoas
  • Alto volume de diferentes responsáveis – áreas, ou até diferentes plantas da organização

Auditoria de Processo é um mecanismo de avaliação e melhoria contínua de Processo.

Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos

Cordialmente,

Pedro Mello   ./

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Minha vocação é transmitir experiências, melhores práticas, conceitos e vivências em BPM – Gestão de Processos. Atualmente com centenas de alunos formados em Gestão de Processos e uma vida profissional dedicada ao conhecimento nesta área, continuo na missão de capacitar as pessoas.

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