Série Ferramentas da Gestão

5S

O que é 5S:

O 5S, ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas de casa, para envolver todos os membros da família, na gestão de negócio e organização do lar.

No ambiente profissional é um método de trabalho, que objetiva propiciar um local de trabalho muito mais ordenado, higiênico e eficiente.

Caracteriza-se pela identificação de cinco princípios básicos, que por sua vez se baseiam em dois pilares: ordem e limpeza.

Muitos dos conceitos da Qualidade Total se fundamentam na prática da Melhoria Contínua (ou Kaizen: Kai, mudança e Zen, para melhor), pois a Qualidade é uma atitude perene, e não um fato que tenha um marco de fim. Como princípio básico, para quem quer praticar melhoria contínua, antes de qualquer outra providência, é necessário estabelecer a ordem, para então, se  buscar a Qualidade, ocasião que se recomenda o 5S.

O 5S, que em português foi traduzido como “cinco sensos”, vem de cinco palavras japonesas, que constituem os princípios do método: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (disciplina), que migradas para o português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa. São eles:

• senso de utilização
• senso de organização
• senso de limpeza
• senso de saúde
• senso de autodisciplina

5S tem como objetivos principais:

• a melhoria da qualidade do ambiente de trabalho
• a redução do desperdício (material e o desperdício de energia dos funcionários)
• aumento na produtividade

 

A seguir, separadamente, os conceitos de cada um dos 5S:

1) SEIRI – Senso de Utilização

Significa utilizar materiais, equipamentos, ferramentas, dados, informações etc., com equilíbrio e bom senso. Envolve providência de descarte ou realocação de tudo o que é considerado dispensável para realização das atividades. Os resultados da aplicação deste Senso de Utilização são normalmente evidenciados, em:

• Facilidade de limpeza e manutenção
• Melhor controle dos estoques
• Redução de custos
• Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S
• Liberação de espaço
• Eliminação de ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso
• Eliminação de itens fora de uso e sucata
• Diminuição de risco de acidentes

Para a execução do Seiri devem ser definidas e instaladas áreas de descarte. Essas áreas devem ser devidamente sinalizadas para evitar que se tornem “áreas de bagunça”. Todo material descartado deve ser etiquetado e controlado (materiais para recuperação, alienação, almoxarifado, materiais para outros órgãos, reciclagem ou para lixo ou sucata). A responsabilidade da pessoa que está descartando só termina no momento do destino final do material descartado.

2) SEITON – Senso de Organização – Ordem arrumação

É uma atividade para se arrumar as coisas que sobraram, depois do Seiri. Sua essência é a simplificação. Os materiais devem ser disponibilizados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. Aborda a importância de se ter todas as coisas disponíveis, de maneira que possam ser facilmente acessadas para uso. Preconiza a fixação de padrões e uso de recursos bem simples, como painéis, etiquetas, estantes etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso, e cada elemento deve ter seu local específico. Pode-se identificar como resultados do senso de organização:

• Economia de tempo
• Facilidade na localização das ferramentas, documentos e insumos
• Redução de pontos inseguros

3) SEISO – Senso de Limpeza

Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e investigar as rotinas que geram sujeira, buscando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira etc.).

Cada usuário do ambiente e de máquinas, é responsável pela manutenção da limpeza. A prática do Seiso inclui:

• não desperdiçar materiais;
• não forçar equipamentos;
• deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso etc.

Define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos, ou desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes etc. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento entre as pessoas, no qual se fomenta um ambiente de trabalho, que impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito. Alguns resultados do SEISO:

• Ambiente saudável e agradável
• Redução da possibilidade de acidentes
• Melhor conservação de ferramentas e equipamentos
• Melhoria no relacionamento interpessoal
• Satisfação dos empregados por trabalharem em ambiente limpo
• Maior segurança e controle sobre equipamentos, máquinas e ferramentas
• Eliminação de desperdício

4) SEIKETSU – Senso de Padronização – Asseio e Saúde

Após terem sido cumpridas as três primeiras etapas do programa 5S, deve-se partir para a padronização e melhoria contínua das atividades – através da documentação dos processos e geração de manuais de procedimentos, a partir desses processos. Este senso se traduz na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas etc. Por tratar também de saúde e bem estar, devem ser verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho etc. Pode-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

• Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas
• Equilíbrio físico e mental das pessoas envolvidas
• Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios etc.)
• Melhoria nas condições de segurança
• Melhoria do ambiente de trabalho

5) SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

A última etapa do programa 5S, define o compromisso das pessoas com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos. Envolve o cumprimento e comprometimento para com as etapas anteriores. Esta etapa estará sendo de fato executada quando cada um passar a fazer o que precisa ser feito,  independente de vigilância, exercida por chefia. Este estágio se mostra concretizado quando as pessoas envolvidas passam a discutir e participar  da  elaboração de normas e procedimentos usados no 5S.

Pode-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho
• Trabalho diário agradável
• Melhoria nas relações humanas
• Valorização do ser humano
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos

 

Origem do 5S:

Não há uma convergência de informações sobre a real origem do 5S. Alguns autores citam que foi criado pelo Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro japonês e principal pregador dos conceitos de Qualidade Total. O que se tem segurança, é que a origem é japonesa.

O Japão foi o berço de várias ferramentas gerenciais, que abriram portas para os seus grandes ganhos de produtividade (Qualidade Total, Just-In-Time, Manutenção Produtiva Total; Círculos de Controle de Qualidade; e melhoria contínua – KAIZEN). Organizações japonesas são unânimes em apontar que o 5S é a base física e comportamental para o sucesso destas ferramentas gerenciais, como um pré-requisito dos seus exitosos modelos de gestão.

Aplicação: 

5S foi criado para criar um ambiente de trabalho adequado a uma maior produtividade, na década de 50, ocasião em que o Japão buscava se reerguer da derrota sofrida na Segunda Grande, e as indústrias japonesas precisavam disponibilizar produtos com preço e qualidade, capazes de competir mundialmente.

Como se usa:  Como aplicar essa metodologia?

5S além de uma ferramenta de gestão, é uma filosofia, um modelo de excelência, que idealmente deve seguir uma sequência de passos lógicos, para a sua implementação:

1. Sensibilização

É preciso sensibilizar a alta gestão de negócio para que esta se comprometa com a condução do programa 5S. Em seguida deve-se sensibilizar toda a organização, para que todos se comprometam e engajem na iniciativa 5S.

2. Anúncio oficial

A direção deve anunciar, para todos os integrantes da organização, a decisão de implementar o 5S. Esse anúncio pode ser feito através de carta aberta ou um evento, sempre enfatizando  a motivação e a importância da adoção do recurso 5S na organização.

3. Estruturação das pessoas (envolvidas na iniciativa 5S)

Estruturar as pessoas que farão acontecer o 5S. A seguir, há uma idéia de estrutura e missão de cada grupo, todavia, isso deve ser medido e ajustado / dimensionado ao cenário e realidade de negócio de cada organização, com os seguintes passos:

• Definição do gestor ou comitê central – que deve ter capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos do 5S. É função do gestor:
• criar a estrutura para implantar o 5S
• elaborar o plano diretor
• treinar líderes
• promoção integrada do 5S
• Treinamento do gestor ou do comitê central – o treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já implantaram, com êxito, o programa 5S, cursos etc.
• Treinamento da média gerência e facilitadores – visa um maior comprometimento da média gerência com a execução do 5S, assim como preparar e treinar pessoas que possam disseminar os conceitos do 5S para os demais funcionários.
• Formação de comitês locais – para que sejam promotores do 5S no seu local de trabalho. Devem receber treinamento em 5S, para serem capazes de orientar e conduzir os demais colegas, durante a implantação e sustentação do programa.

4. Elaboração do plano-diretor

A organização deve definir objetivos e metas corporativos de negócio, a serem atingidos com a implementação do 5S, bem como as estratégias para se chegar a esses alvos, e os meios de verificação do atingimento desses objetivos.

5. Avaliação de pontos críticos

A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da organização, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S. Desenvolva uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubra quais pontos precisam de mais atenção.

6. Implantação dos sensos

Nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Naturalmente, um senso leva ao próximo, observando-se um roteiro coerente. Nesta altura, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação. O segredo é ter sempre em mente que o recurso 5S forma uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão.

7. Adoção de avaliações

Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da organização. Estabeleça um mecanismo de avaliação que permita que cada funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão, sempre presentes no dia a dia.

A metodologia 5S, se compreendida por toda a organização, como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode ajudar a organização a avançar vários passos, em direção à qualidade total.

Benefícios do uso:

Diante de um ambiente autodisciplinado, relativamente aos princípios do 5S é possível que se tenha:

• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho
• Trabalho diário agradável
• Melhoria nas relações humanas
• Valorização do ser humano
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos
• A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel na organização, tornando-os parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças.

5S significa controlar espaços e otimizar o tempo. A aplicação do 5S, por sua própria natureza, incentiva os processos a se tornarem mais organizados e sistematizados, facilitando as operações, reduzindo perdas e otimizando o tempo empregado nas tarefas.

Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos

Cordialmente,

Pedro Mello   ./       

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