Série Ferramentas da Gestão

RPA – Robotic Process Automation

(Este tema é tratado nas Aulas 26 e 28 do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos)

Robotização na Industria

Robotização no ambiente Industrial

Estamos fartos de ver, pelos meios de comunicação de massa, imagens, mostrando a invasão dos robôs, fazendo serviços repetitivos, em linhas de montagem, em operação industrial, cujos resultados, normalmente são:

• Grande agilidade, precisão e padronização
• Redução de custos operacionais
• Aumento da eficiência dos níveis de produção (aumento da produção)
• Aumento da flexibilidade na linha de produção
• Redução de desperdícios

A robotização industrial é a aplicação de técnicas mecânicas, com o uso de robôs, para diminuir e em muitos casos, substituir, o uso de mão-de-obra em processos de produção.

O que é RPA – Robotic Process Automation (Automação Robótica de Processos)

Robotização no ambiente de serviço – (escritório)

É a designação dada às soluções de automação de processo de negócio, com o uso de softwares robôs virtuais, cujo objetivo é substituir tarefas humanas repetitivas, operacionais e de baixa importância, em ambiente de serviço – em escritórios. Com isso, o capital intelectual dos funcionários pode ser direcionado para atividades mais nobres e criativas, que exigem o uso de julgamentos, razão, sentimentos e fatores humanos, que têm mais chance de contribuir para a inovação e melhoria da operação, na organização.

Sistemas diferentes, e não totalmente integrados, que demandam trabalho de tabular dados e preencher planilhas,  digitar informações, desencadear respostas, copiar, interpretar, iniciar novas ações, manipular e colar dados de um sistema para outro, podem ser auxiliados por robôs virtuais, que executam essas tarefas com uma velocidade muito maior do que um humano.

A RPA não funciona influindo diretamente no código das aplicações, ele atua imitando os comandos que um humano faria na tela de um sistema digital. É a aplicação da Inteligência Artificial, na execução de processos de negócio.

Na entrada de dados automática – em sistemas tradicionais de automação, normalmente é necessário que um funcionário insira os dados no sistema em algum momento. Na RPA, o próprio robô fica responsável por coletar esses dados e trabalhá-los.

O que distingue a automação de processos com RPA, da Automação de TI tradicional (Workflow), é o uso de softwares robôs.

Qual o papel da RPA na Digitalização, ou Transformação Digital?

Transformação Digital é um processo de troca, ou da substituição, de interações tradicionais, por experiências digitais, possibilitadas pelos novos recursos da Tecnologia da Informação – TI. Interações envolvem todas as relações com os fornecedores, com os processos internos da organização e com seus clientes efetivos ou potenciais.

RPA – usada para automatizar tarefas  de processos digitais, acaba sendo o ponto de partida para as estratégias de transformação digital de muitas organizações. Na mesma linha, RPA tem se mostrado, também, o passo inicial para o uso da inteligência artificial (IA) nas organizações.

A RPA é uma ferramenta crucial na Transformação Digital da organização — uma vez que acelera a digitalização dos processos, migrando o que é analógico e operado por pessoas em telas de sistemas, para operação por sistemas robôs.

Transformação Digital é acelerada com o aproveitamento integral do legado de sistemas, dispensando processo de adaptação, o que resulta em um fomento à adoção da RPA.

Como funciona a RPA?

O princípio da RPA é a utilização de robôs virtuais, que são códigos de computador com algoritmos capazes de aprender novas funções — por isso, eles não se limitam a repetir somente aquilo que foram programados para fazer.

Essas soluções têm, usualmente, as seguintes características:

• Entrada de Dados Automática: em sistemas de automação tradicionais, é necessário que um funcionário insira os dados no sistema – neste caso a integração e os cálculos são automatizados. Na RPA, o próprio robô fica responsável por coletar os dados e trabalhá-los;
• Integração multissistema: com a RPA, qualquer plataforma (ERPs, CRMs, sistemas de gestão financeira, navegadores) pode ser automatizada, e não influi diretamente no código dessas aplicações, pois apenas imita os comandos que uma pessoa faria, em uma tela de sistema digital;
• Desempenho flexível: A RPA pode ficar cada vez mais produtiva, à medida que o volume de trabalho aumenta, com mais robôs sendo providos rapidamente, para multiplicar o desempenho e atender picos de demanda;
• Validação e qualidade dos dados: além das suas funções padrões, a RPA também é capaz de estruturar os dados transacionados, analisar a qualidade desse conteúdo e, ao final, oferecer um panorama do cenário de negócio no qual está atuando.

Como implementar RPA em uma organização?

A implementação de uma RPA, costuma ser relativamente simples, ao contrário de outros recursos de  TI. Carece, todavia, de conhecedores de linguagem de programação.

Normalmente o processo de implementação é composto por 4 fases:

Fase 1: Elencando as necessidades e motivadores da organização

Uma implementação bem-sucedida começa por identificar os processos que efetivamente se beneficiarão do auxílio propiciado pela RPA. É razoável a documentação (mapeamento) e estudo criterioso das deficiências dos processos, para se identificar a viabilidade, ou não, da aplicação dessa solução, em cada um.

Esse é o tempo de se começar a pensar também a respeito do software a ser utilizado. Isso inclui demonstrações da tecnologia por fornecedores de RPA, provas de conceito etc.

Principais tarefas/produtos desta etapa:

• definir claramente os motivadores para implementação da RPA – documentar detalhes das justificativas;
• definir os objetivos da iniciativa, com prazos esperados e números, ou quantitativos desejados;
• identificar escopo e demais detalhes do projeto;
• elencar membros e responsabilidades no projeto – RACI;
• criar o projeto de implementação;
• elencar potenciais processos candidatos à implantação da robotização;
• mapear / criar diagrama detalhado desses processos;
• estabelecer a prioridade da implementação entre os processos;
• conduzir pesquisas sobre possíveis soluções de RPA, bem como as capacidades de cada fornecedor;
• criar lista preliminar dos potenciais fornecedores de software da RPA, com pontuações/avaliações;
• definir o que deve ser comunicado, a quem e quando, relativamente à implementação de RPA. Trata-se da estratégia de gestão da mudança, que envolve a preparação das pessoas para as mudanças que decorrem da implementação do recurso; e
• Coletar informações do cenário atual (antes da implementação) – quais são os elementos de negócio que justificam a implementação de RPA, e os seus atuais números que motivam esse projeto. Esses números serão comparados, futuramente, para aferição dos resultados da iniciativa de implementação de RPA.

Fase 2: Selecionando fornecedor

Envolve trabalhos para selecionar um provedor de RPA – software e consultoria, começando por obter e analisar as informações a respeito dos requisitos técnicos e os critérios de avaliação. O processo de seleção é a oportunidade para que os fornecedores comprovem como atendem aos requisitos.
Para a seleção de fornecedor, é importante considerar a visita a uma outra organização, que já utilize a RPA ofertada.
Aqui entram as etapas de um processo de compras, de acordo com a governança de cada organização.

Fase 3: Realizando Projeto Piloto

Agora são as atividades necessárias para preparação e execução da solução RPA selecionada, em ambiente Piloto. Envolve garantir que os recursos humanos da organização sejam treinados e estejam prontos para executar o plano de implementação, o que inclui as pessoas da área de TI da organização.

Envolve também validar o ambiente e infraestrutura de TI. Caso haja empresa de Consultoria envolvida, é momento de validar sua metodologia de trabalho.

Um projeto piloto é um trabalho real, com um escopo reduzido e controlado de processos envolvidos. Durante esse passo, se explora a robotização de ponta a ponta, para vivenciar e aprender toda a extensão da tecnologia RPA, trabalhos, requisitos, resultados, e eventuais ajustes, no até então planejado.

O resultado do piloto estabelece as bases para a sequência operacional dos trabalhos de implementação e para uma transição suave em direção à estratégia RPA de longo prazo, na organização.

Fase 4: Gerenciando o ciclo de vida da RPA

Agora é a hora da implementação corporativa da RPA. Inclui o seu lançamento oficial, bem como o planejamento dos passos seguintes dessa iniciativa pela organização, de acordo com a priorização estabelecida – nos processos definidos. Como na maioria das iniciativas corporativas, aqui também é razoável e necessário se pensar em melhoria contínua. Para isso, o recurso PDCA pode ser um bom aliado.

A estratégia deve incluir, modelo de governança, modelo de  operação e modelo de gestão, para a implementação e manutenção do dia a dia da solução RPA.

É tempo também de comparar o cenário atual (pós-implementação), com os quantitativos coletados antes da implementação, para avaliação da efetividade da solução, bem como o retorno propiciado. Esta comparação deve também ser feita com os motivadores e justificativas da implementação de RPA na organização.

Em quais Processos implementar a RPA?

Nem todo processo merece automação com RPA. Normalmente processos que possuem uma ou mais das características abaixo, se apresentam como mais adequados para automação do que outros:

Gargalo: Em toda a cadeia de valor, o processo gargalo é o principal candidato à potencial automação, pois ele é o elo que determina a eficiência (velocidade) da cadeia de valor, globalmente.

Estabilidade: Processos estáveis e com baixa variação são bons candidatos, pois seu comportamento pode ser previsto e, portanto, sua lógica estável pode ser projetada e codificada, para automação.

Robustez: Um processo no qual todos os pontos de fragilidade são conhecidos, é um potencial candidato para automação, pois todos os fluxos e comportamentos de exceção são conhecidos, repetitivos e podem ser projetados e codificados para automação.
Outras questões ou características, que podem contribuir para a decisão de implementação (ou não) da RPA.

O processo ………

• Possui muitas tarefas manuais (repetitivas) em geral?
• Alimenta sistemas de clientes e/ou de fornecedores?
• Requer extração de informações de um sistema, para abastecer outro sistema?
• Envolve envio e recebimento de e-mails padrões?
• Requer captura de documentos e dados, estruturando os dados resultantes?
• Tem grande volume de atividades – processo longo?
• Tem muitos diferentes executores – muitas pessoas atuando no processo?
• Possui alto volume de Instância, ou execução (quantidade de vezes que o processo é acionado em um determinado período)?
• Utiliza-se de diferentes sistemas para a sua execução

Quais são os tipos de ferramentas de RPA?

O princípio da RPA é a utilização de sistemas robôs, estruturados com algoritmos capazes de executar tarefas que, num primeiro momento repetem ações humanas, imitando as interações que os usuários fazem em seus sistemas. Podem evoluir para algoritmos cognitivos, que imitam o julgamento humano, tomando decisões, fazendo uso de machine learning.

A partir dessas considerações, a respeito das funcionalidades da RPA,  identificamos 3 tipos principais de ferramentas RPA:

1. Robôs programáveis:casos nos quais programadores precisam entender e codificar um conjunto de regras, que regem o funcionamento da RPA;
2. Soluções de autoaprendizagem: Com base em dados históricos (se disponíveis) e atuais, a RPA monitora as atividades que os funcionários realizam, e vão aprendendo o seu passo a passo. Com isso, forma-se um aprendizado, que permite ao sistema tomar iniciativa de iniciar essas tarefas, depois de terem alcançado um nível de confiança suficiente para executá-las automaticamente; e
3. Automação cognitiva:as soluções de automação cognitiva, também chamadas de automação inteligente (machine Learning, ou computadores que aprendem) lidam com dados estruturados ou desestruturados e aprendem, de forma que tendem a se assemelhar ao ser humano.

 

Uso do RPA consorciado com Workflow, na Automação de Processo

Como RPA e automação de fluxo de trabalho – Workflow, funcionam juntos.
Embora o Workflow e o RPA sejam distintos por si só, eles se complementam. Caso sejam implantados juntos, eles fornecem uma plataforma poderosa para facilitar a transformação digital na organização. BPM e RPA têm objetivos semelhantes de aumentar a eficiência e a produtividade. Portanto, eles não são abordagens concorrentes. Em vez disso, eles podem trabalhar juntos em harmonia – são ferramentas do ambiente de Gestão de Processos, altamente sinérgicas

O Workflow (BPMS) define, automatiza, gerencia, “fiscaliza” e reporta o fluxo inteiro de trabalho, documentos e informações, entre as atividades desse trabalho, de acordo com as regras de negócios definidas.

O RPA automatiza uma (ou mais) atividade específica, desse fluxo de trabalho gerido pelo Workflow, principalmente aquelas altamente baseadas em regras / procedimentos.

Vantagens no uso da RPA

• a grande vantagem da RPA, principalmente sobre os softwares convencionais de automação, é que ela é capaz de aprender novas tarefas por conta própria, sem que um programador tenha de escrever códigos;
• ela não é invasiva: em vez de mexer com programação personalizada ou codificação de integração direta, o software RPA integra-se no front end, para uma fácil configuração e fácil passagem de dados entre sistemas;
• tem uma abordagem simples e pouco interventiva. A organização utiliza todo o legado de sistemas existentes, com agilidade e um custo baixo, pois a RPA não atua no nível profundo dos programas. Ela simplesmente faz suas transações utilizando as telas dos sistemas — assim como um humano o faria.
• é rápido de implementar e escalável: pode-se automatizar tarefas em algumas horas com uma ferramenta de RPA;
• roda bem com outros sistemas: se integra bem a sistemas legados de ERP, aplicativos em nuvem etc.; e
• RPA trabalha 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Conclusão:

Algumas empresas ainda hesitam em implantar o RPA no seu ambiente de negócio, principalmente devido aos aspectos de segurança. Acreditam que mudar para a robótica não é adequado para seus negócios, neste momento. Todavia, enveredar por essa via é quase que inevitável, à medida que o mundo está caminhando a passos largos para a Transformação Digital.

Há um conjunto de conceitos e tecnologias, que não deixam muita escolha aos gestores. De forma às vezes silenciosa, eles vão adentrando o ambiente da operação, em grupo, ou isoladamente, um puxando outro, incorporando-se ao rol de recursos informatizados e transformando o jeito de fazer negócio. Referimo-nos aos recursos descritos abaixo (não necessariamente nessa ordem), que ao longo do tempo provavelmente estarão na maioria das organizações, impulsionando o negócio, novos negócios, e promovendo uma gestão de alta performance, através da melhoria dos processos :

• Workflow – Software que define, gerencia, “fiscaliza” e reporta a execução do fluxo de trabalho do processo
• RPA – Robotic Process Automation – Soluções de automação de processo de negócio, com o uso de softwares robôs virtuais
• AI – Artificial Intelligence – Recurso da informática que simula a capacidade humana de raciocinar, perceber, tomar decisões e resolver problemas, enfim, a capacidade de ser inteligente
• IoT – Internet of Things – Refere-se à implementação de sensores e outros sistemas digitais em objetos, cujo propósito é a troca de informações desses objetos com pessoas e/ou outros objetos
• Data Mining – Consiste em uma funcionalidade de software que agrega e organiza grandes volumes de dados, envolvendo o processo de explorar esses dados, à procura de padrões consistentes, como regras de associação ou sequências temporais,  mudanças e anomalias relevantes, para detectar correlações sistemáticas, definindo assim, novos subconjuntos de dados.
• Transformação Digital – é um processo de troca, ou substituição, de interações tradicionais por experiências digitais, alimentadas e suportadas pelos avanços na Tecnologia da Informação – TI.

Interações significam todas as relações da organização, com:

• seus fornecedores
• seus processos internos
• seus clientes – efetivos ou potenciais

A Transformação Digital é o estágio final de uma mudança operacional (processual), tecnológica e cultural, em direção ao foco no virtual.

Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos

Cordialmente,

Pedro Mello   ./

Fique à vontade para nos contatar:

pedro.mello@degrau10.com.br

www.degrau10.com.br