Série Ferramentas da Gestão
5W2H
O que é:
Uma ferramenta gerencial, ou um recurso de gestão, destinado a estudar e registrar, dados e informações, relativos a determinado elemento de negócio, para a consequente tomada de ações seguras sobre esse elemento. Essa segurança decorre do conhecimento sobre esse elemento, resultante da aplicação do recurso 5W2H.
Serve tanto para se detalhar e conhecer algum já existente elemento de negócio, ou quando se está projetando a estruturação e criação de algum novo elemento.
– Baseia-se nas respostas para sete perguntas essenciais.
5W
- What? (O que é feito / será feito?)
- Why? (Por que é feito / será feito?)
- Where? (Onde é feito / será feito?)
- When? (Quando é feito / será feito?)
- Who (Por quem é feito / será feito?)
2H
- How? (Como é feito / será feito?)
- How much? (Quanto custa / vai custar?)
Quando se usa este recurso para entender e solucionar determinado problema, o horizonte das ações deve sempre ser a causa do problema, e não os eventuais efeitos que ela tenha causado.
Origem:
O recurso 5W2H tem origem na indústria automobilística, mais especificamente na do Japão, onde foi desenvolvido. No início foi associada aos mecanismos de Gestão da Qualidade Total, nas linhas de produção de carros. Logo depois foi expandida para outras áreas e segmentos de negócio.
Aplicação, ou Elementos do Negócio, que podem se utilizar do recurso 5W2H: (amostras)
- Definição de um novo processo
- Mapeamento de um processo existente
- Descrição de procedimentos
- Planejamento estratégico
- Criação de plano de ação
- Gestão de Projetos
- Gestão de Riscos
- Elaboração de Planos de Negócio
- Implementação de ações corretivas e/ou preventivas
- Análise de Negócios
- Planejar viagem
- Outras disciplinas, ou elementos de gestão
No caso de documentação de Processo de Negócio, o 5W2H pode ser usado para definir e detalhar o próprio Processo, bem como para cada Atividade do fluxo de trabalho.
Como se usa:
Habitualmente se coloca o conjunto de informações em uma planilha, com as 7 perguntas, cujas respostas vão sendo dispostas nas células:
No exemplo1, supõe-se a documentação de um Processo de Negócio – Business Process.
No exemplo2, supõe-se a Implementação de uma solução informatizada – implantação de sistema.
-
What? – O que?
A resposta a esta pergunta corresponde ao escopo do que se está estudando – portanto, o emento de negócio. Corresponde a Ação, descrição do elemento.
Ex1.: Descreva o nome do processo.
Ex2.: Descreva o nome do Sistema (módulo) a ser implementado.
-
Why ?- Por que?
Em relação ao elemento de negócio avaliado, confere significado a ele, justifica, ou explicita o motivo da sua existência.
Ex1.: Descreva a missão do Processo.
Ex1.: Descreva a justificativa e a esperança, ao implementar um software como este
-
When? – Quando?
Quando ou em que circunstância, o elemento de negócio se realiza. Pode envolver uma situação de negócio, que justifica a realização do elemento, ou uma data específica de início, e eventualmente de fim.
Ex1.: Descreva em que circunstância o processo é executado. Descreva o que marca, ou dispara o início do processo: Quando há uma nova demanda, ou Ao final de cada mês, ou no Início de cada semestre, ou Diariamente.
Ex1.: Descreva a data início e data fim, da implementação desse recurso informatizado
-
Where? – Onde?
O local onde o elemento de negócio se desenvolve.
Ex1.: Descreva em quais, ou por quais áreas, ou unidades organizacionais o processo passa, durante a sua execução.
Ex1.: Descreva as áreas e/ou os processos que serão atingidos pelo sistema informatizado.
-
Who? – Quem?
Define a responsabilidade pela realização do elemento de negócio.
Ex1.: Descreva o nome do responsável pela execução do Processo. Cuidado: Defina a responsabilidade pelo processo, quanto por cada atividade desse processo. O responsável idealmente deve ser um cargo. Se houver a participação de outros no trabalho, deve-se mencionar claramente o responsável, e outros, que auxiliam na execução.
Ex1.: Descreva o nome da pessoa responsável (ponto focal) por essa implementação. Se houver a distribuição de outras responsabilidades, descreva as pessoas e a atribuição.
-
How? – Como?
Define como se realiza o elemento de negócio. Idealmente se descreve os procedimentos necessários, para essa realização. Pode requerer uma descrição passo a passo, detalhados, para assegurar fidelidade do produto gerado.
Ex1.: Descreva textualmente como se realizam os principais passos, ou atividades do processo.
Ex2.: Descreva os passos. Aqui cabe descrever o passo a passo do projeto da implementação, que deve ser gerenciado em um software específico, como o Project.
-
How much? – Quanto?
Valor necessário para a realização do elemento de negócio. Aqui pode envolver o valor de matéria prima, máquinas, equipamentos, instalações, sistemas, pessoas etc.
Ex1.: Descreva o real custo do processo. Essa informação é usualmente difícil. Normalmente se alega que não se tem fonte segura para apuração desse valor, todavia, ela é fundamental, para qualquer elemento de negócio que se esteja estudando.
Ex1.: Descreva o valor / custo estimado, para a implementação do sistema informatizado. A fonte, naturalmente, é o projeto da implementação
Benefícios do uso do 5W2H:
- Detalhes suficientes, para se decidir sobre o elemento de negócio
- Consistência, segurança e confiabilidade no conjunto de informação, a respeito do elemento de negócio
- Detalhes simples, objetivos e exatos, a respeito do elemento de negócio estudado
- Tomadas de decisão com base em informações seguras
Este texto é apenas um resumo do Tema, para proporcionar uma breve ideia do seu conteúdo. Caso você queira se aprofundar mais no assunto e aprender o passo a passo de como implantar BPM efetivamente, confira o conteúdo do nosso Curso Online – Formação de Analista de Processos
Cordialmente,
Pedro Mello ./
Fique à vontade para nos contatar:
Conteúdo